Roles: crear, duplicar y elegir los permisos de cada uno

En Configuración > Roles decide qué puede hacer cada persona: cada rol es un grupo de permisos y cada usuario tiene un rol. Además de los seis roles que trae toda empresa, puede crear los suyos, por ejemplo un supervisor de caja que también anula ventas, partiendo de uno parecido con Duplicar.

Antes de empezar

• Para crear, editar y eliminar roles necesita el permiso Crear y editar roles y sus permisos. Por defecto solo lo tiene el Administrador. El Jefe ve la lista, pero no la cambia.
• Nadie da permisos que no tiene: solo puede crear o editar un rol con permisos que usted también tenga.
• Los roles que trae la empresa (Administrador, Jefe, Cajero, Contador, Bodeguero y Nómina) y lo que hace cada uno están en Qué puede hacer cada rol por defecto.

La lista de roles

Cada fila dice el Rol, su Descripción y cuántos Permisos tiene (Todos en el administrador). En Acciones, Duplicar abre un rol nuevo con los mismos permisos. Haga clic en una fila para editar ese rol.

Crear un rol

Para crear un rol nuevo con los permisos que usted elige:

1. En Configuración > Roles, pulse Crear rol; si se parece a uno que ya existe, pulse mejor Duplicar en la fila de ese rol.
2. En Nombre escríbalo como quiere verlo, con mayúsculas y tildes, por ejemplo Supervisor de caja.
3. En Descripción escriba para quién es el rol, por ejemplo "Abre y cierra las cajas y autoriza descuentos".
4. En Copiar los permisos de elija un rol parecido, por ejemplo Cajero, si quiere partir de sus permisos.
5. Marque o desmarque los permisos, agrupados por área; un rol necesita al menos uno.
6. Pulse Crear rol: verá "Rol creado." y el rol queda en la lista.

Los permisos están agrupados: Catálogo, Inventario, Ventas y caja POS, Compras, Contabilidad, Nómina, Administración y Otros (gastos en caja menor, pagos en línea, ajustes de saldo, módulos, datos de la empresa, soporte y funciones con IA). Debajo de Usar el asistente de ayuda, de Que el asistente consulte los datos de la empresa y de Usar las funciones con IA dice que esos datos van a Google (Gemini API), en Estados Unidos. Sin Usar el asistente de ayuda, el rol no usa el asistente y nada de su conversación va a Google. Sin Que el asistente consulte los datos de la empresa, el asistente responde a ese rol solo con las guías, sin consultar los datos de la empresa (la pregunta sí va a Google); sin Usar las funciones con IA, el rol no usa las demás funciones con IA (fotos de facturas y productos, venta dictada, preguntas a los datos, resumen del día y cuentas sugeridas en la conciliación). Para que no se envíe nada, apague el módulo Funciones con IA (vea Encender o apagar módulos).

Después asígnelo a las personas en Configuración > Usuarios, en el campo Rol. También puede crearlo sin salir del usuario: en Rol, escriba el nombre y elija Crear rol. Vea Crear usuarios y asignar roles.

Ejemplos de roles propios

• Supervisor de caja: duplique Cajero y agregue Anular ventas y Autorizar descuentos por encima del tope.
• Vendedor que factura sin turno de caja POS: vea Un vendedor que factura sin turno de caja POS.
• Auxiliar de cartera que cobra sin vender: vea Una auxiliar de cartera que cobra sin vender.

Editar o eliminar un rol

1. En Configuración > Roles, haga clic en la fila del rol.
2. Cambie el Nombre, la Descripción o los permisos. Cambiar el nombre no cambia lo que el rol puede hacer.
3. Pulse Guardar cambios. Verá "Rol guardado.".

Al cambiar los permisos, las personas con ese rol deben iniciar sesión de nuevo para recibirlos.

Para eliminarlo, pulse Eliminar rol y confirme con Eliminar. Solo se puede si ningún usuario lo tiene asignado, activo o desactivado: primero cámbieles el rol en Usuarios.

El rol Administrador no se abre ni se elimina. Un rol con permisos que usted no tiene se abre en solo lectura, con la nota "Este rol tiene permisos que usted no tiene. Solo un administrador puede editarlo.".

Si algo no sale

• "Escriba el nombre del rol." o "El nombre del rol lleva al menos dos letras o números.": escriba un nombre.
• "Ya hay un rol con ese nombre.": elija otro. Las mayúsculas y las tildes no cuentan: Nomina y Nómina son el mismo nombre.
• "Elija al menos un permiso: un rol sin permisos no puede hacer nada.": marque los permisos del rol.
• "No puede dar permisos que usted no tiene": pídale a un administrador que cree o edite el rol.
• "El rol está asignado a usuarios": cambie el rol de esas personas antes de eliminarlo.
• "El rol de sistema no se puede editar": el rol Administrador no se modifica. Duplique otro o cree uno propio.
• No veo Crear rol ni Duplicar: su rol no crea roles. Pídaselo al administrador.
• Una persona no ve lo que le di: debe cerrar sesión y entrar de nuevo. Si el permiso es de un módulo apagado, nadie lo tiene: vea Encender o apagar módulos.

Relacionado

• Crear usuarios y asignar roles
• Encender o apagar módulos
• Registro de actividad: quién hizo qué y cuándo

Revisada el 7 de octubre de 2026.