Hacer una factura electrónica a un cliente desde Nueva venta, paso a paso

En Ventas > Nueva venta se hace la factura electrónica a nombre de un cliente, de contado o a crédito: elige el cliente, agrega los productos, dice cómo paga y confirma. La factura sale a la DIAN sola, en segundo plano, y usted puede seguir con la siguiente venta.

Antes de empezar

Necesita el permiso Vender en el POS y facturar (roles jefe, administrador y cajero).
Debe haber una resolución DIAN vigente para la factura electrónica (o para el documento POS, si va a sacar ese). Vea Registrar la resolución de facturación.
Quien atiende una caja POS vende en Nueva venta con su turno abierto y desde la bodega de su caja POS. Quien vende desde la oficina sin caja POS, o quien administra las cajas POS, factura sin turno.
Si la empresa no lleva el módulo Inventario (por ejemplo, una empresa de servicios), la venta no tiene bodega: el campo Bodega no aparece y nada sale del inventario. Con Inventario, una venta de solo servicios tampoco necesita bodega. Vea Vender y comprar sin bodega.
Si la empresa no factura electrónicamente, la venta sale como comprobante de venta, que no va a la DIAN. Vea Vender sin factura electrónica.

Pasos

En Ventas > Ventas, toque Nueva venta; también está en el botón Nuevo de arriba.
En Documento deje Factura electrónica o elija Documento POS. En Bodega elija de dónde sale la mercancía; si ya vendió, viene la de su última venta.
En Cliente escriba el nombre o el número de documento y elíjalo; si no existe, créelo ahí mismo con su correo, porque la factura le llega por correo.
En Productos lea el código de barras o escriba el nombre y elija el producto; Agregar producto pasa a la línea siguiente. En la línea, corrija la Cantidad, el Descuento o el precio si hace falta, por ejemplo 3 unidades.
En Forma de pago elija Contado o Crédito; si el cliente tiene plazo en su ficha, ya viene en Crédito con la fecha en Vence.
En Pagos el valor ya sigue al total: cambie el medio si no es efectivo o use Otro medio para pagar con dos; a crédito es el Anticipo (opcional).
Toque el botón con el total, por ejemplo Confirmar venta por $ 31.180: debajo dice lo que falta, como "Elija el cliente de la factura.".

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que el botón del último paso. Sin el módulo Inventario (por ejemplo, en una empresa de servicios), el campo Bodega no aparece. Mientras todas las líneas sean servicios, la Bodega es opcional ("Opcional: ninguna línea maneja inventario.") y queda en Sin bodega, aunque la empresa tenga una sola bodega; al agregar un producto que maneja inventario vuelve a ser obligatoria y se propone la bodega (la única o la de su última venta). Si quita esa línea, vuelve a Sin bodega.

Enter solo pasa de un campo al siguiente: nunca emite la factura. Vea Crear un cliente sin salir de la venta y Agregar productos a una venta.

Al confirmar se abre la venta en Ventas > Ventas, con su hoja, para imprimirla o seguir con ella. Si usted no ve la lista de ventas (por ejemplo, el cajero), arriba sale el aviso verde con el documento que salió, por ejemplo, "Venta POS55 por $ 4.500 registrada. El formulario quedó listo para la siguiente.", con Imprimir tirilla para el documento POS, y el formulario queda limpio: un segundo clic ya no emite otra venta igual.

Qué debe ver al terminar

La venta en Ventas > Ventas, con la columna DIAN en En cola o En la DIAN mientras la DIAN responde, y luego Aceptada. Vea Revisar los documentos electrónicos.
El inventario de la bodega elegida, reservado al confirmar. Sin el módulo Inventario, la venta queda sin bodega y no mueve inventario.
A crédito, la venta en Ventas > Cartera con su saldo y su vencimiento. Vea Registrar abonos y consultar la cartera.
Si usted tiene turno abierto, lo cobrado de contado entra en el arqueo de su caja POS.

La factura electrónica de la venta

Qué sale al confirmar depende de si su empresa factura electrónicamente (lo dice Configuración > Datos de la empresa, en ¿Factura electrónicamente?).

Si su empresa factura electrónicamente, en Nueva venta la factura electrónica sale sola al confirmar: Bodegix la arma con el cliente, los productos y los pagos y la envía a la DIAN en segundo plano, sin otro paso, y le llega al cliente por correo. Sale factura electrónica cuando en Documento está Factura electrónica (viene así), y siempre va a nombre del cliente elegido; si elige Documento POS, sale un documento POS electrónico, que la DIAN también valida. Mientras la DIAN responde, la columna DIAN de Ventas > Ventas dice En cola o En la DIAN, y luego Aceptada.

Si su empresa no factura electrónicamente, Nueva venta no ofrece factura electrónica ni documento POS: la venta sale como comprobante de venta, un documento interno que no pasa por la DIAN, y en Ventas > Ventas la columna DIAN dice Comprobante interno. En la caja POS es distinto; vea La factura electrónica o el documento POS de cada venta.

El inventario de la venta

Al confirmar la venta, lo vendido se descuenta solo del inventario de la bodega elegida: Bodegix lo aparta al confirmar y lo saca del kardex al costo promedio, sin que usted haga una salida de inventario aparte. Sin el módulo Inventario, la venta no mueve inventario. En la caja POS sale de la bodega de la caja; vea El inventario y la contabilidad de la venta.

El comprobante contable de la venta

Al confirmar la venta, Bodegix crea solo su comprobante contable, con el ingreso, el IVA y lo que entra a caja, a bancos o a la cartera del cliente. No tiene que cargarlo a mano en Comprobantes. Según el modo de las ventas en Configuración > Configuración contable, el comprobante queda contabilizado de una vez, queda en la pestaña Borradores de Contabilidad > Comprobantes para que el contador lo contabilice, o espera en Por contabilizar con el asiento ya armado. Se contabiliza solo únicamente si ese modo es Automático; en Borrador o Manual lo contabiliza quien tiene el permiso de aprobar comprobantes. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Lo que ayuda mientras llena la venta

La factura a la vista: en pantalla ancha, a la derecha se va armando la factura como va a quedar. Ocultar la vista previa la quita y Mostrar la vista previa la vuelve a poner. Sin ella, el botón Vista previa la abre. Vea Vista previa y PDF.
Lo que falta: debajo de Confirmar venta se lista lo que impide confirmar, por ejemplo "Elija el cliente de la factura." o "Agregue al menos un producto.". Si el problema es de una línea, su número es un botón que lleva el cursor a esa línea.
Cuánto hay: al elegir un producto, la línea dice cuántos hay disponibles en la bodega, por ejemplo "8 disponibles en Principal", sin contar lo vencido ni lo apartado por otras ventas. Si pide más, la línea lo dice en rojo: "Pide 20 y solo hay 8 disponibles en Principal."
Toma física: si la bodega está en una toma física que no deja vender, el aviso sale arriba apenas la elige ("Principal está en toma física (TF-1): no se vende de ella hasta que se aplique o se cancele la toma.") y Confirmar venta no se activa.
Productos con serial: la línea pide Seriales de el producto, uno por renglón (escritos o con el lector). Un combo que trae un producto con serial también los pide. Si el combo trae varios productos con serial, o más de una unidad del mismo, sale el que esté primero en la bodega y la línea lo dice.
Descuentos y promociones: Descuento a toda la venta lo pone en cada línea. Una línea que ya tenía su propio descuento lo conserva y se dice debajo, por ejemplo "Taladro percutor conserva su descuento de 10 %."; con Poner 5 % en todas lo cambia también en ella. Si un producto tiene una promoción vigente, se aplica sola y la línea dice, por ejemplo, "Promoción Semana del café: 10 % menos". Vea Elegir descuentos de la lista.
Retenciones: si el cliente le practica retenciones, pulse El cliente practicó retenciones. Vea Registrar las retenciones que le practicó el cliente.
Dictar la venta: con Dictar venta dice los productos en voz alta. Vea Dictar una venta por voz.
Facturar una cotización: desde la cotización, la venta llega con sus productos, precios y descuentos, y arriba dice "Facturando la cotización COT-...". Vea Cotizaciones y remisiones.
El precio de la vez anterior: con el cliente elegido, bajo el precio de la línea aparece lo que se le cobró la última vez, por ejemplo "La última vez: $ 21.000 el 02/10/2026 (FE11).", con Usar ese precio.
Repetir un pedido: en el panel de una venta, Vender de nuevo abre Nueva venta con el mismo cliente, los productos y las cantidades, a los precios de hoy. En la ficha del cliente está Repetir la última venta, y en Lo que más compra se marcan productos y se toca Agregar a una venta nueva.
Con el teclado: al elegir el cliente el cursor pasa al producto; si la búsqueda trae uno solo, Enter lo elige, y Enter en Cantidad lleva al producto siguiente.
En el celular: el total y Confirmar venta quedan en una barra pegada abajo de la pantalla. El documento y la bodega, cuando ya vienen elegidos, salen juntos en un solo renglón con Cambiar, y lo primero que queda a la vista es el cliente.

Si algo no sale

"Para vender necesita un turno abierto.": usted atiende una caja POS. Pulse Abrir turno en la caja POS, abra el turno y vuelva a Nueva venta. Vea Abrir y cerrar el turno de caja POS.
"Elija el cliente de la factura." o "Elija el cliente del crédito.": la factura electrónica y la venta a crédito van siempre a nombre de un cliente. Elíjalo o créelo en Cliente.
"Elija la fecha de vencimiento.": a crédito, ponga la fecha en Vence o pulse un plazo, como 30 días. Vea Condiciones de pago.
"El anticipo no puede superar el total.": a crédito el anticipo es solo una parte. Si el cliente paga todo, pase a Contado.
"Registre los pagos por el total de la venta.": de contado, los pagos deben sumar el total. Pulse Pago exacto o complete el valor.
"La devuelta solo puede salir del efectivo recibido.": pagó de más con tarjeta o transferencia. Baje ese valor: solo el efectivo da devuelta.
"Elija la bodega de la venta: lleva productos que manejan inventario y salen de una bodega.": la venta lleva productos que manejan inventario. Elija la Bodega. Una venta de solo servicios no la necesita.
"La venta es anterior al inicio de la operación en Bodegix (dd/mm/aaaa). Cambie la fecha de inicio en Configuración > Datos de la empresa.": en Datos de la empresa la operación en Bodegix empieza después de hoy, y ningún documento puede ser de antes. Si ya empezó a vender, pida a quien administra la empresa que corrija la fecha de inicio. Vea Datos de la empresa.
"No hay resolución DIAN vigente para la factura electrónica." o "La DIAN aún no habilita a la empresa para...": lo resuelve quien administra la facturación electrónica. Vea Habilitación ante la DIAN.
La DIAN rechazó la factura: vea Por qué la DIAN rechazó una factura electrónica y cómo corregirla.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.