Importar clientes y proveedores

Cargue de una vez sus clientes y proveedores desde una hoja de cálculo. Bodegix revisa el documento de cada tercero (incluido el dígito de verificación del NIT) y, si una sola fila tiene un error, no guarda ninguna.

Antes de empezar

Necesita permiso para crear terceros. Los roles admin y jefe lo tienen.
Importe los terceros antes que los saldos contables: el archivo de saldos iniciales busca a cada tercero por su NIT. El orden completo está en Cargar existencias y saldos iniciales.
Cada archivo admite hasta 2.000 filas. Si tiene más terceros, pártalos en varios archivos.
No es obligatorio importar a todos: también se pueden crear al vender o al comprar.
Si viene de Siigo o Alegra, suba el archivo que exporta su programa tal cual. En Siigo, en Configuración > Clientes y proveedores > Importación, cree la plantilla con la información existente; en Alegra, Contactos > Más acciones > Exportar a Excel. Bodegix entiende sus columnas y valores: el tipo de documento como 31 o 13 - Cédula de ciudadanía (Siigo) o NIT - Número de identificación tributaria (Alegra), Tipo Empresa como persona jurídica, y los nombres y apellidos por separado, que junta en el nombre. Si el tipo de documento no se entiende, la fila dice qué valores sirven.

Columnas de la plantilla

La plantilla trae una fila de ejemplo (documento 860001234, "Tostadora del Valle SAS (fila de ejemplo)"): escriba encima o bórrela. Si la deja tal cual, Bodegix no la importa y se lo dice. Las columnas obligatorias vienen marcadas con asterisco (tipo_documento*); el asterisco puede quedarse o quitarse.

Columna	Obligatoria	Qué va	Ejemplo
`tipo_documento`	Sí	Código del tipo de documento (vea la tabla de abajo).	NIT
`numero_documento`	Sí	Número del documento. Los puntos y espacios se quitan solos.	900123456
`dv`	No	Dígito de verificación del NIT, un solo número. Si lo deja vacío, Bodegix lo calcula.	(vacío)
`nombre`	Sí	Nombre o razón social, de 2 a 200 caracteres.	Tostadora del Valle SAS
`nombre_comercial`	No	El nombre del negocio, como lo conocen sus clientes y su equipo, hasta 200 caracteres. Con él se encuentra en la caja POS y en los buscadores; la factura sale con el `nombre`.	Asadero Belén
`tipo`	Sí	`cliente`, `proveedor`, `ambos` (o `cliente y proveedor`), `empleado` u `otro`.	proveedor
`persona`	No	`juridica` o `natural`.	juridica
`responsable_iva`	Con NIT	Régimen de IVA: `responsable` o `no responsable` (también `si` o `no`, o el código `48` o `49` del RUT). Con NIT es obligatorio: mírelo en la casilla 53 del RUT (48 es responsable; 49, no responsable). Vacío sin NIT: no responsable.	responsable
`correo`	No	Correo electrónico.	compras@ejemplo.com
`telefono`	No	Celular o fijo con sus 10 dígitos (el fijo con 60 y el indicativo de la región); de otro país, con + y su indicativo. La extensión después de `ext.`, por ejemplo `6022345678 ext. 12`. Se guarda con el indicativo (+57 para Colombia).	6025551234
`municipio`	No	Su nombre (`Cali`, `Bogotá`) o el código DANE (`76001`). Si el nombre está en varios departamentos, con el departamento: `Barbosa, Santander`.	Cali
`direccion`	No	Hasta 200 caracteres, sin la ciudad (va en `municipio`).	Calle 5 # 10-20
`codigo_postal`	No	6 dígitos de la zona postal de la dirección. Los dos primeros son los del departamento del municipio. No es el código DANE.	760001

Los datos de la tabla son de ejemplo.

Tipos de documento que acepta:

Código	Documento
`CC`	Cédula de ciudadanía (de 3 a 10 números)
`NIT`	Número de identificación tributaria (de 5 a 15 números)
`CE`	Cédula de extranjería
`PPT`	Permiso por protección temporal
`PEP`	Permiso especial de permanencia
`PA`	Pasaporte
`TI`	Tarjeta de identidad (de 6 a 11 números)
`NIT_EXT`	NIT de otro país
`DIE`	Documento de identificación extranjero

Son los mismos tipos y en el mismo orden de la ficha del tercero (vea Tipos de documento y nombres de las personas). Una plantilla de antes con PAS para el pasaporte sirve igual: queda como PA.

Cómo llenar bien cada dato:

Escriba el código sin puntos: CC, no C.C.. Mayúsculas o minúsculas dan igual.
El NIT puede ir con puntos y con el dígito de verificación después del guion, por ejemplo 900.123.456-8: Bodegix separa el dígito y lo revisa. Si el dígito va pegado sin guion (9001234568), Bodegix lo toma como parte del número y el NIT queda mal. Sepárelo con guion o póngalo en la columna dv.
Si deja persona vacía, un NIT queda como persona jurídica y los demás documentos como persona natural. Si es el NIT de una persona natural, escriba natural.
En responsable_iva sirven responsable, si, sí, s, x o el código 48 del RUT (también O-48) para responsable de IVA; no responsable, no o el código 49 (también O-49), para no responsable. Otro valor es un error de la fila: Bodegix no lo toma como no responsable. Vacío con NIT es un error de la fila (Bodegix no supone el régimen, como en la ficha y al vender); vacío con cédula u otro documento es no responsable.
En tipo puede combinar valores separados por coma, por ejemplo cliente, empleado.
El tipo empleado no crea a la persona en la nómina. Los empleados de la nómina se registran en Nómina > Empleados. Vea Liquidar la nómina del mes.
El orden de las columnas no importa. Si el archivo viene de otro programa, se reconocen nombres comunes como NIT, cédula, celular, ciudad o domicilio; una columna que no se reconoce no se importa y la vista previa lo dice.
El municipio no se adivina: si no se encuentra o se repite en varios departamentos, la fila lo dice y lo puede corregir ahí mismo.
El documento soporte de un proveedor pide municipio, dirección y código postal. Con esas tres columnas llenas, el proveedor queda listo para registrarle compras con documento soporte sin editarlo después.

Pasos

En Configuración > Importar datos, elija Clientes y proveedores en Qué importar.
Pulse Descargar plantilla de Excel: en la hoja Terceros escriba un tercero por fila, encima de la fila de ejemplo, y guarde el archivo como está.
Arrastre el archivo al recuadro o púlselo para buscarlo; sirve también un CSV o la lista que exporte de otro programa.
Si hay errores, aparecen por fila y columna, donde Fila 3 es la fila 3 de Excel: corríjalos ahí y pulse Revisar de nuevo con lo corregido.
Revise Teléfonos y direcciones: cómo quedan antes de importar, como se explica en la sección siguiente.
Cuando diga "sin errores", pulse Importar con el número de terceros, por ejemplo Importar 85 terceros.

La plantilla se abre en Excel o en LibreOffice. En vez de corregir en la vista previa, también puede corregir el archivo y volver a elegirlo.

Teléfonos y direcciones en la vista previa

Antes de importar, el recuadro Teléfonos y direcciones muestra:

Cómo queda cada teléfono: "602 555 1234 ext 7 queda 602 555 1234 ext. 7 (+57)". Se guarda con el indicativo de su país, igual que en la ficha del tercero. Una línea 01 8000 o de tarifa especial se guarda tal como está en la celda, sin el +57.
Las direcciones que se pueden leer con la nomenclatura de la DIAN, con cómo quedarían: "Carrera 6A # 45-50 queda CR 6 A 45 50". Si quiere guardarlas así, como en el RUT, marque Guardar ... con la nomenclatura de la DIAN: Bodegix vuelve a revisar el archivo con esa forma, sin perder lo que ya corrigió en la vista previa. Mientras revisa, la casilla sigue donde estaba, con el teclado en ella. En Ver cómo queda cada dirección están todas las que se convierten. Si no la marca, se guardan tal como se escribieron.
Cuántas direcciones no se pueden leer así: se guardan tal como se escribieron y se pueden construir después en la ficha de cada tercero, con Construir dirección.

Qué debe ver al terminar

El aviso con la cantidad importada, por ejemplo "85 terceros importados.".
Los terceros en Catálogo > Terceros, activos.

La importación solo crea terceros nuevos: no actualiza los que ya existen. Para corregir uno, ábralo en Catálogo > Terceros.

La plantilla no trae nombres y apellidos por separado ni responsabilidades fiscales. Complételos en la ficha del tercero cuando los necesite.

Si algo no sale

Errores del archivo

"Faltan columnas obligatorias: tipo_documento, numero_documento, tipo. Use la plantilla.": el archivo no tiene esas columnas o les cambió el nombre. Copie los encabezados de la plantilla.
"El archivo no tiene filas para importar. Use la plantilla y guárdela como CSV.": el archivo está vacío, solo tiene el encabezado o no quedó guardado como CSV.
"“terceros.xlsx” no sirve: suba un archivo CSV.": subió el libro de Excel. Guárdelo como CSV.
"El archivo tiene 2500 filas; importe hasta 2.000 por archivo.": parta el archivo.

Errores del documento

"tipo de documento: valor no permitido": el código está vacío o no es uno de la tabla de arriba (por ejemplo C.C. o RUT).
"número de documento: valor no válido": la celda está vacía. "número de documento: formato no válido": tiene símbolos distintos de letras, números, puntos o guion, o más de 24 caracteres.
"El NIT solo lleva números, de 5 a 15 dígitos" (o "La cédula solo lleva números, de 3 a 10 dígitos"): el número tiene letras o le sobran o faltan dígitos.
"El número de documento debe tener al menos 3 caracteres": complete el número.
"Dígito de verificación incorrecto: para el NIT 900123456 es 8": el dígito escrito no corresponde. Escriba el que indica el mensaje o deje la columna dv vacía.
"dígito de verificación: formato no válido": en dv va un solo número.
"Después del guion va un solo dígito, el de verificación": después del guion del NIT hay más de un número.
"El DV escrito en el número no coincide con el del campo DV": escribió el dígito en el número y en dv, y son distintos. Deje uno solo.

Otros errores por fila

"tipo de tercero: falta": la celda tipo está vacía. "tipo de tercero: valor no permitido": escribió algo distinto de cliente, proveedor, ambos, empleado u otro (por ejemplo clientes, en plural).
"nombre: valor no válido": la celda está vacía. "nombre: muy corto": tiene una sola letra.
"nombre comercial: muy largo": pasa de 200 caracteres. Acórtelo o déjelo vacío; es opcional.
"régimen: Elija el régimen de IVA: está en la casilla 53 del RUT...": la fila tiene NIT y la columna responsable_iva vacía. Escriba responsable o no responsable según el RUT del tercero, o el código: 48 o 49.
"régimen de IVA: no se entiende. Escriba responsable o no responsable...": la columna responsable_iva trae un valor que Bodegix no reconoce (por ejemplo 50 o tal vez). Escriba responsable, no responsable, 48 o 49.
"correo: correo no válido": revise que tenga @ y dominio, por ejemplo compras@ejemplo.com.
"Teléfono: Escriba el fijo completo, con el 60 y el indicativo de la región": el número tiene 7 dígitos, como se marcaba antes. Escriba 60, el indicativo de la región y el número (por ejemplo 602 555 1234 en Cali).
"Teléfono: En Colombia el teléfono tiene 10 dígitos...": le sobra o le falta un dígito. Si es de otro país, escríbalo con + y su indicativo.
"Municipio: no encontramos el municipio ...": escríbalo como en el RUT o con su código DANE. "Municipio: hay 2 municipios llamados Barbosa...": agregue el departamento, por ejemplo Barbosa, Santander.
"Código postal: En Valle del Cauca los códigos postales empiezan por 76: revíselo": el código no es del departamento del municipio. "Código postal: El código postal de Colombia tiene 6 dígitos": le faltan o le sobran dígitos. Consúltelo en el visor de códigos postales de 4-72.
"ya existe un tercero con el documento 900123456": ese tercero ya está creado. Quite la fila.
"documento 900123456 repetido en el archivo": el mismo tipo y número están en dos filas. Deje una. Sale junto con los demás errores de esas filas, aunque una de ellas tenga otro error.

Relacionado

Revisada el 10 de octubre de 2026.