Cargar la cartera y las cuentas por pagar iniciales

Al empezar en Bodegix, sus clientes le deben facturas del programa anterior y usted les debe facturas a sus proveedores. Esta guía explica cómo cargarlas una por una, con su número, su fecha, su vencimiento y lo que faltaba por pagar, para cobrarlas y pagarlas en Bodegix desde el primer día.

Qué se logra

Las facturas de sus clientes quedan en Ventas > Cartera, con sus edades, sus recordatorios de cobro y el enlace de pago, y se cobran como cualquier factura a crédito.
Las facturas de sus proveedores quedan en Compras > Cuentas por pagar y se pagan como cualquier compra a crédito.
No van a la DIAN (ya se emitieron en el programa anterior), no mueven el inventario y no cuentan como ventas ni compras del período.

Antes de empezar

Los clientes y proveedores ya creados en Bodegix, con el mismo número de documento. Vea Importar clientes y proveedores.
La cartera inicial la carga quien puede anular ventas (roles admin y jefe) o quien configura la contabilidad (rol contador). Las cuentas por pagar iniciales, quien maneja las compras (roles admin y jefe) o el contador.
Revise la fecha de Inicio de la operación en Configuración > Datos de la empresa, sección Inicio en Bodegix: el asiento contable de estas facturas queda con esa fecha. Si la empresa no la tiene, queda con la fecha del día en que las carga. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.
Hable con su contador sobre la contabilidad (vea Qué pasa en la contabilidad, más abajo): si los saldos iniciales contables ya traen la cartera (1305) y los proveedores (2205), o si salen de esta carga.

Cargar las facturas

Vaya a Configuración > Importar datos y elija la pestaña Cartera inicial (facturas de sus clientes) o Cuentas por pagar iniciales (facturas de sus proveedores).
Pulse Descargar plantilla de Excel y ábrala.
Escriba una factura por fila, desde la fila 2:

Columna	Obligatoria	Qué va	Ejemplo
NIT o cédula	Sí	El documento del cliente o del proveedor, como está en Bodegix. Puede tener puntos y el dígito de verificación.	900555111
Cliente o Proveedor	No	Solo de referencia; no se importa.	Cliente Mayorista SAS
Número de la factura	Sí	Como está en la factura, con su prefijo.	FE-1203
Fecha de la factura	Sí	Como 15/09/2026. No puede ser futura.	15/09/2026
Vencimiento	No	Como 15/10/2026, no antes de la fecha de la factura. Sin vencimiento, la factura vence el día de su fecha.	15/10/2026
Saldo por cobrar o Saldo por pagar	Sí	Lo que faltaba por pagar de esa factura el día que empieza en Bodegix, no su valor total. Mayor que cero, en pesos.	2380000
Notas	No	Lo que quiera recordar de la factura.	Abonó 500.000

Guarde el archivo y súbalo en el recuadro Archivo de facturas. Si viene de otro programa, se reconocen nombres comunes como NIT, Factura, Fecha, Vence o Saldo. De Siigo suba tal cual Cuentas por cobrar detallada por documento (Reportes > Clientes y proveedores > Cuánto me deben; las cuentas por pagar están en Cuánto estoy debiendo): como no trae la fecha de la factura, se toma la del vencimiento, o la de hoy si vence después. De Alegra, Reportes > Administrativos > Cuentas por cobrar (o por pagar), con Desde el inicio: se toman Número, Creación, Vencimiento y Por cobrar.
Si aparecen errores por fila, corrija el archivo y vuelva a subirlo. Nada se guarda mientras una fila tenga errores. Una factura repetida dice también en qué otra fila está, con la numeración de su archivo.
Cuando diga "sin errores", revise Se van a crear: cada factura con su fila, su número, el documento y el nombre del tercero como está en Bodegix (para ver que es el que esperaba) y el saldo, y el total que queda por cobrar o por pagar. Compárelo con el total de su programa anterior y pulse Importar con el número de facturas, por ejemplo Importar 35 facturas.

Al terminar aparece, por ejemplo, "35 facturas importadas.".

Tenga en cuenta:

Cada factura recibe un número interno de Bodegix: SI y un consecutivo en la cartera (por ejemplo SI3), o Saldo inicial y su número en las cuentas por pagar. El número de la factura original se ve junto a él.
La edad de la cartera se cuenta desde la fecha de la factura y su vencimiento, no desde el día de la carga.
La misma factura del mismo cliente o proveedor no se carga dos veces: "FE-0123", "fe 123" y "FE123" son la misma.
Una factura de proveedor que ya está registrada como compra en Bodegix no se carga como saldo inicial: ya está en las cuentas por pagar.

Cobrarlas y pagarlas

Cartera: en Ventas > Cartera elija el cliente y pulse la factura (dice "saldo inicial" junto al número de la factura). Registre el abono como en cualquier factura. Vea Registrar abonos y consultar la cartera por edades.
Cuentas por pagar: en Compras > Cuentas por pagar elija el proveedor y pulse la factura. Registre el pago en Registrar pago al proveedor. Vea Órdenes de compra y cuentas por pagar.

Estas facturas no salen en la lista general de Ventas ni de Compras, porque no son ventas ni compras del período. Las encuentra en la cartera, en las cuentas por pagar y en la ficha del cliente o del proveedor.

Si una factura quedó mal cargada

Si una factura se cargó con otro valor, a otro tercero o repetida, se anula y se carga de nuevo:

Abra la factura desde la cartera o las cuentas por pagar.
Si tiene abonos o pagos, anúlelos primero (Anular, junto a cada uno).
En Anular saldo inicial, escriba el Motivo y pulse Anular saldo inicial.
Lea ¿Anular este saldo inicial? y pulse Anular saldo inicial.

Aparece "Saldo inicial anulado." y la factura sale de la cartera o de las cuentas por pagar. Si tenía asiento contable, se reversa con la fecha de hoy. Después puede cargarla bien desde Importar datos. La anulación queda en el registro de actividad.

Qué pasa en la contabilidad

Bodegix lleva estas facturas de una de dos formas, según lo que tengan los saldos iniciales contables vigentes en Configuración > Saldos iniciales cuando llega cada factura:

Si los saldos iniciales ya traen la cartera (1305) o los proveedores (2205): la factura no se contabiliza otra vez, porque quedaría dos veces. En Configuración > Saldos iniciales, la sección Cartera inicial por cliente (o Cuentas por pagar iniciales por proveedor) compara por tercero lo que dicen los saldos iniciales con la suma de las facturas cargadas. Una diferencia es una factura que falta o sobra, o un saldo distinto.
Si los saldos iniciales no los traen, o todavía no se cargan: cada factura se contabiliza contra la Contrapartida de saldos iniciales, con la fecha de inicio de la operación. La cartera queda como débito a la cuenta de clientes del cliente y crédito a la contrapartida; la cuenta por pagar, como débito a la contrapartida y crédito a la cuenta de proveedores del proveedor. Queda aprobada o en borrador según el modo de ventas y de compras de la configuración contable.

En los saldos iniciales contables, las filas de la cartera (1305) y de proveedores (2205) llevan el NIT o la cédula del tercero: sin él, la vista previa dice, por ejemplo, "la cuenta 1305 es de cartera: escriba el NIT o la cédula del cliente (una fila por cliente)".

Bodegix avisa en la vista previa de los saldos iniciales:

Si el archivo trae cartera o proveedores y ya hay facturas cargadas con su propio asiento: "la cartera quedaría dos veces" (o las cuentas por pagar). Quite esas filas del archivo, o anule esas facturas, antes de continuar.
Si el archivo no trae cartera ni proveedores y la diferencia es justo lo que ya se contabilizó con estas facturas, dice que se compensa y no pregunta nada.
Si anuló unos saldos iniciales que traían la cartera y el archivo nuevo no la trae: las facturas cargadas "no tienen asiento propio" y contabilidad no las tendría. Agregue la cartera por tercero al archivo.

Si algo no sale

"no hay un cliente con el documento 900555111: créelo o impórtelo primero en Clientes y proveedores" (o proveedor): cree el tercero o corrija el documento. Si lo acaba de importar, espere unos segundos y vuelva a subir el archivo.
"hay 2 terceros con el documento ...: deje uno solo en Terceros": hay dos terceros con el mismo número (por ejemplo una cédula y un NIT). Inactive el que sobra.
"la factura FE-1203 de Cliente Mayorista SAS ya está cargada (SI3)": ya está en la cartera. Si quedó mal, anúlela primero.
"la factura FV-778 de ... ya está registrada en la compra 12": esa factura ya está como compra; no hace falta cargarla.
"la factura ... de este cliente está repetida en el archivo. También está en la fila ...": deje una sola fila por factura.
"fecha de la factura: escríbala como 15/09/2026" o "vencimiento: escríbalo como 15/10/2026": la fecha no se entendió.
"la fecha de la factura (...) es futura": corrija la fecha.
"el vencimiento es anterior a la fecha de la factura": corrija una de las dos.
"saldo: debe ser mayor que cero", "saldo: tiene más de dos decimales" o "saldo: no es un número mayor que cero": corrija el saldo. Una factura ya pagada no se carga.
"La factura tiene abonos por $ ... Anule primero los abonos" (o pagos al proveedor): anúlelos y después la factura.
"Es una factura de la cartera inicial: no se anula ni se devuelve como una venta ..." (o de las cuentas por pagar iniciales, como una compra): estas facturas solo se cobran o se pagan, o se anulan con Anular saldo inicial.
"El mes de ... está cerrado en contabilidad" al anular: la fecha de hoy cae en un mes contable cerrado. Pídale a su contador que lo reabra. Al cargar, un mes cerrado no detiene la carga: el asiento queda en Por contabilizar para el contador.
"Otra carga ... guardó al mismo tiempo alguna de estas facturas": alguien subió la misma hoja a la vez. Vuelva a subir el archivo para ver cuáles faltan. Vea Cerrar un período contable.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.