Emitir la nómina electrónica

Envíe a la DIAN el documento soporte de pago de nómina de cada empleado, con lo que se le pagó en el mes. Se hace una vez al mes, cuando ya terminó el mes y se registraron todos sus pagos.

Antes de empezar

• Para consultar necesita un usuario que vea salarios; para enviar, además, poder liquidar nómina (rol nomina o admin).
• La empresa debe estar habilitada ante la DIAN para la nómina electrónica: se hace una vez, con el set de pruebas, en la guía de Configuración > Facturación electrónica, tarjeta Nómina electrónica (ver Habilitarse ante la DIAN para cada documento electrónico). Mientras no lo esté, esta pantalla lo dice arriba con lo que falta y no deja enviar ningún documento; si usted administra la facturación electrónica, Abrir la guía de activación lleva a esa tarjeta. Si la empresa no factura electrónicamente (persona natural no obligada), puede enviarla sin ese aviso.
• El proveedor Simulado (desarrollo) de las cuentas de prueba no tiene validez ante la DIAN.
• Los datos de la empresa deben estar al día en Configuración > Datos de la empresa: de ahí salen el NIT, el dígito de verificación y el nombre o la razón social del empleador. Si el negocio está a su nombre (persona natural), también su primer nombre y su primer apellido.
• Los datos del aportante de la PILA deben tener el municipio de trabajo. Vea Generar la PILA (planilla E) y sus límites.
• Las nóminas del mes deben estar pagadas, no solo aprobadas (Liquidar la nómina del mes).
• Cada empleado debe tener en su ficha la Dirección de residencia y el municipio de trabajo (el suyo o el del aportante).
• La dirección del empleador sale de Configuración > Datos de la empresa: no hace falta escribirla otra vez.

Registrar los datos del empleador

Se hace una sola vez.

1. En el menú, Nómina > Nómina electrónica, toque Datos del empleador.
2. Revise la dirección: la pantalla muestra la de Configuración > Datos de la empresa, que es la que va en el documento. Si la nómina electrónica debe llevar otra, toque Usar otra dirección para la nómina electrónica y escríbala o tóquela en Construir dirección, como en Datos de la empresa. Para volver a la de la empresa, toque Usar la de Datos de la empresa.
3. Revise el Prefijo y el Siguiente número. El consecutivo lo lleva Bodegix: si ya emitía la nómina electrónica con otro sistema, siga su numeración.
4. Toque Guardar datos.

El NIT y el nombre o la razón social del empleador salen de Configuración > Datos de la empresa. La dirección va con su municipio: la de Datos de la empresa con el municipio de la empresa (la pantalla muestra los dos); una propia de la nómina electrónica, con el Municipio de trabajo de los datos del aportante de la PILA. Si Datos de la empresa no tiene dirección, la pantalla lo dice y, si su rol puede entrar ahí, ofrece Completarla en Datos de la empresa; si no, escriba una propia o pídale a quien administra la empresa que la complete. Si falta algo al guardar (por ejemplo, el prefijo), el campo lo dice y el cursor va ahí.

Si el negocio está a su nombre (persona natural)

El empleador se identifica con su NIT, que es su cédula con el dígito de verificación, y el documento lleva sus nombres y apellidos por aparte, además del nombre completo. En la PILA puede tener la cédula (CC) como tipo de documento del aportante: la nómina electrónica ya no exige NIT ahí.

Si la empresa está en el régimen simple

El contribuyente del régimen simple de tributación no está obligado a la nómina electrónica, porque no declara renta (Oficio DIAN 901689 de 2021). Si en Configuración > Datos de la empresa marcó la responsabilidad 47, la pantalla lo dice en el mes y no le avisa el plazo. Puede enviarla igual si quiere; la PILA y los desprendibles siguen igual.

Enviar los documentos del mes

1. En Nómina > Nómina electrónica, elija el Año y el Mes. La pantalla abre en el mes anterior.
2. Si arriba dice que la empresa aún no está habilitada ante la DIAN para la nómina electrónica, termine primero ese paso en la guía de activación. Si aparece Por resolver antes de enviar, corrija cada punto. Mientras haya algo de esto, no se envía ningún documento del mes.
3. Revise la tabla: cada empleado con su Estado, Número, Devengado, Deducciones y Total.
4. Si un empleado está en Faltan datos, lea lo que le falta y toque Completar la ficha: se abre su ficha con el cursor en el dato que falta. Al tocar Guardar y volver a la nómina electrónica vuelve a este mes. Si debajo dice "Espera los datos del empleador", no hay nada que corregir en su ficha: resuelva lo de Por resolver antes de enviar.
5. Toque el botón de envío, que dice cuántos documentos están listos (por ejemplo, Enviar 3 documentos).
6. Espere a que el estado pase de Enviada, en proceso a Aceptada por la DIAN o Rechazada.

Si la facturación electrónica con la DIAN aún no está activa, la pantalla lo avisa arriba y, al enviar, pregunta ¿Dejar 3 documentos en cola?. Con Dejar en cola los documentos quedan En cola: no llegan a la DIAN ni cuentan para el plazo, y se envían solos cuando la active. En Nómina > Nóminas, el paso de la nómina electrónica del mes queda En proceso hasta que la DIAN los acepte.

Solo se envían los documentos Lista para enviar. Los que ya se enviaron no se repiten: si completa después la ficha de un empleado que faltaba, vuelva a la pantalla y envíe los que queden listos.

Plazo para enviarla

La nómina electrónica de cada mes se envía dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente (Resolución 000013 de 2021, art. 8): el plazo vence el décimo día hábil, sin contar sábados, domingos ni festivos. Por ejemplo, la de septiembre de 2026 vence el 15 de octubre, porque el 12 de octubre es festivo. Desde el día 1 de cada mes, si hay empleados del mes anterior sin documento aceptado ni en proceso, o nóminas de ese mes sin pagar, Bodegix lo avisa a quien liquida la nómina en el tablero, en Nómina > Nóminas (donde entra el rol nomina, que no tiene tablero) y en esta pantalla:

• Hasta el séptimo día hábil: cuántos faltan y la fecha límite.
• Del octavo al décimo día hábil: el aviso pasa a urgente y cambia de color. El último día dice que hoy vence.
• Después del décimo día hábil: el aviso dice que el plazo venció.
• Si una nómina del mes sigue en borrador o aprobada sin pagar, el aviso lo dice: regístrela pagada para poder enviar la nómina electrónica de sus empleados.

El aviso se apaga cuando todos los empleados del mes tienen su documento enviado.

Si quedaron meses anteriores con nóminas pagadas sin enviar, aquí y en Nómina > Nóminas sale un aviso aparte con cada mes y cuántos empleados faltan, por ejemplo "enero de 2026 (4 empleados)". Su plazo ya venció: toque el mes para abrirlo y envíelos, un mes a la vez.

Qué reporta cada documento

• Hay un documento por empleado y por mes, con lo pagado en ese mes: las nóminas del mes ya pagadas (la mensual o las dos quincenas), el pago de prima, cesantías o intereses y la liquidación de contrato pagados en el mes.
• Lo causado sin pagar no se reporta. Por eso, antes de enviar, registre todos los pagos del mes.
• Un mes que aún no termina no se puede enviar.
• Al trabajador de tiempo parcial se le reportan como días trabajados los de la novedad Días laborados (tiempo parcial) del mes, no los días del período. Como no cotiza a salud, la salud va con porcentaje 0 y deducción 0.
• El dependiente con jornada parcial va como tipo de trabajador 01 con su sueldo proporcional y 30 días trabajados. Sus deducciones de salud y pensión son el 4 % de un salario mínimo, aunque el sueldo sea menor.
• El subtipo del trabajador va como lo pide la DIAN: 01 si es pensionado activo y 00 en los demás casos. Los otros subtipos de la ficha (no obligado a pensión, requisitos cumplidos, indemnización y régimen exceptuado) solo cambian la PILA.

Estados

Si un documento se rechaza o queda con un error

• Rechazada: lea el motivo que sale debajo del estado. El documento se reintenta en Ventas > Documentos electrónicos con el botón Reintentar, que solo ve quien configura la facturación electrónica (por lo general, el administrador). Reintentar envía el mismo documento: corregir la ficha del empleado después no cambia lo que ya se armó.
• Aceptada con un error: la DIAN no deja cambiar un documento aceptado. Se corrige con una nota de ajuste (siguiente sección).

Corregir un documento aceptado con nota de ajuste

La DIAN pide corregir con una nota de ajuste (Resolución 000013 de 2021), que reemplaza el documento o lo elimina. Las notas tienen su propia numeración (prefijo NA) y se envían por el mismo proveedor.

1. En Nómina > Nómina electrónica, elija el mes. Desde una nómina pagada también puede tocar Corregir la nómina electrónica del mes con nota de ajuste, que abre ese mes.
2. En el empleado, toque:
   • Corregir con nota de ajuste si el documento debe decir otra cosa. Primero corrija la ficha del empleado o los datos del empleador: la nota sale con lo que se le pagó en el mes y la ficha tal como están hoy.
   • Eliminar con nota si el documento no debía existir (por ejemplo, el empleado no trabajó ese mes) o salió con datos de otro contrato.
3. Escriba el Motivo y toque Enviar nota.
4. Espere a que debajo del estado diga Nota NA1: aceptada (con su número).

Con la nota aceptada, el documento pasa a Reemplazada por nota de ajuste o a Eliminada con nota de ajuste. Un documento reemplazado se puede ajustar otra vez: la nueva nota cita la última aceptada. Mientras una nota esté en proceso no se envía otra sobre el mismo documento.

Los valores pagados no cambian con una nota: una nómina pagada no se reabre. Si a un empleado se le pagó de más o de menos, corrija la diferencia con una novedad en la próxima nómina; la nota sirve para lo que el documento dice mal (datos del empleado, del empleador o lo reportado del mes).

Emitir de nuevo un mes eliminado

Si eliminó el documento pero al empleado sí se le pagó en el mes (por ejemplo, salió con el salario de otro contrato), cuando la nota de eliminación esté aceptada:

1. En el empleado, toque Emitir de nuevo.
2. Confirme con Emitir de nuevo.

Sale un documento nuevo, con el siguiente número de la nómina electrónica, con lo que se le pagó en el mes y su ficha de hoy. Debajo del estado queda "Antes:" con el número eliminado. Enviar documentos no lo incluye: un documento eliminado solo se emite de nuevo con ese botón.

Después de enviar la nómina electrónica del mes, las nóminas de ese mes ya no se pueden reabrir (salvo que el documento del empleado se haya eliminado con nota de ajuste).

Qué debe ver al terminar

• Todos los empleados del mes en Aceptada por la DIAN, cada uno con su número.
• Los documentos también aparecen en Ventas > Documentos electrónicos para quien tiene acceso a esa pantalla.

Si algo no sale

• "El mes aún no termina: se reporta cuando se hayan hecho sus pagos": espere a que termine el mes.
• "está aprobada sin pagar": registre el pago de esa nómina en Nómina > Nóminas. Si dice que sigue en borrador, apruébela y págela primero.
• "No hay pagos de nómina en el mes": no hay nada pagado en ese mes. Revise el mes elegido o registre los pagos.
• "del empleador (Nómina > PILA > Datos del aportante)": faltan datos del empleador. Toque Abrir los datos del aportante junto al mensaje y llénelos.
• "Faltan el primer nombre o el primer apellido del empleador": el negocio está a su nombre y en Configuración > Datos de la empresa faltan sus nombres. Toque Ir a Datos de la empresa junto al mensaje, complételos y guarde.
• "dicen que el empleador es una persona natural y los datos de la empresa aún no": la PILA tiene cédula como tipo de documento del aportante, pero los datos de la empresa siguen sin revisar. Toque Ir a Datos de la empresa, revise el tipo de persona y los nombres y guárdelos.
• "Falta el municipio del empleador": toque Abrir los datos del aportante; el cursor queda en el Municipio de trabajo.
• "Falta la dirección del empleador": ni Datos de la empresa ni los datos del empleador tienen dirección. Toque Completarla en Datos de la empresa junto al mensaje. Si su rol no entra a Datos de la empresa, toque Escribir una propia.
• "Revise el prefijo y el siguiente número de la nómina electrónica": la numeración no se ha confirmado. Toque Revisar los datos del empleador junto al mensaje, revise el Prefijo y el Siguiente número y guarde.
• "le falta la dirección de residencia" o "le falta el municipio de trabajo": complete la ficha del empleado con Completar la ficha.
• "No hay documentos listos para emitir en el mes": todos ya se enviaron o les faltan datos.
• "Solo se ajusta un documento que la DIAN ya aceptó": la nota de ajuste solo aplica a documentos aceptados. Si está Rechazada, reintente el documento.
• "sigue en trámite: espere la respuesta de la DIAN" o "Esperando que la DIAN acepte la nómina que se ajusta": hay una nota o un documento en proceso. Espere a que la DIAN responda y vuelva a intentarlo.
• "ya fue ajustada con la nota": otra nota ya ajustó esa versión del documento. Actualice la pantalla y, si aún hace falta, envíe la nota otra vez.
• "El documento ya se eliminó ante la DIAN": un documento eliminado no admite más notas. Si al empleado sí se le pagó, use Emitir de nuevo.
• "El empleado ya no tiene pagos en el mes": no hay qué reportar; corrija con Eliminar con nota.
• "no tiene CUNE: no se puede ajustar": la DIAN no devolvió el CUNE del documento. Escríbale a soporte de Bodegix.
• "corrija el siguiente número de notas" o "corrija el siguiente número en los datos del empleador": ese número ya se usó. Ajuste el siguiente número en Datos del empleador.
• "Solo se emite de nuevo un documento que la DIAN ya eliminó": espere a que la nota de eliminación quede aceptada.
• "El mes del empleado ya se emitió de nuevo con": ya hay un documento nuevo; actualice la pantalla.

Relacionado

• Liquidar la nómina del mes
• Generar la PILA (planilla E) y sus límites
• Prima, cesantías e intereses
• Liquidación de contrato
• Por qué rechazaron una factura electrónica y cómo corregirla

Revisada el 8 de octubre de 2026.