Generar y pagar la PILA (planilla E)

Genere el archivo de la planilla E de la PILA del mes con las nóminas aprobadas y cárguelo en el portal de su operador de información. Bodegix arma un registro por cada novedad de cada empleado y compara lo que va en la planilla con lo causado en la nómina. Después de pagarla en el operador, registre el pago: la contabilidad descarga los aportes por pagar de cada administradora.

Antes de empezar

• Necesita un usuario que vea salarios (rol nomina o admin). Para registrar los datos del aportante, además debe poder liquidar nómina.
• Las nóminas del mes deben estar aprobadas o pagadas (Liquidar la nómina del mes). Una nómina en borrador impide generar la planilla.
• Cada empleado debe tener en su ficha su EPS, su fondo de pensiones y su caja de compensación. Al elegirlas de la lista, el código PILA se llena solo. Para que sus aportes lleven tercero en la contabilidad, cada administradora debe estar en el catálogo de Bodegix (que trae su NIT) o agregada con su NIT (vea "Agregar una administradora que no está en la lista").

Registrar los datos del aportante

Se hace una sola vez, o cuando cambie algún dato de la empresa.

1. En el menú, Nómina > PILA, toque Datos del aportante.
2. La primera vez, el tipo de documento, el número, el dígito de verificación, el nombre o la razón social y el municipio se llenan solos con los de Configuración > Datos de la empresa (la pantalla dice "Tomamos el documento, el nombre y el municipio de Datos de la empresa"): si el negocio está a su nombre (persona natural), su cédula (CC) y su nombre; si es una sociedad, el NIT (NI). Después, Traer los datos de la empresa los vuelve a traer.
3. Revise el Tipo, el Número, el DV y el Nombre o razón social. Deben coincidir con los que la empresa tiene registrados en su operador de PILA. Con NIT (NI) el DV no se escribe: sale del número. Si pega el NIT con puntos y guion (900.123.456-8), el número queda sin puntos y el DV pegado se revisa contra el número: si no corresponde, Número dice "El dígito de verificación del NIT ... es ..., no ..." porque el número quedó mal digitado. Corrija el número (o el DV) antes de guardar.
4. Elija la Forma de presentación: Único o Por sucursal. Por sucursal, escriba el Código de la sucursal y el Nombre de la sucursal.
5. Elija la ARL de la lista y escriba el Centro de trabajo.
6. Busque la Actividad económica ARL por lo que hace la empresa ("bodega", "comercio al por mayor") o por su código, y elíjala de la lista: es la misma lista de la ficha del empleado, con el código, el nombre y la clase de riesgo de cada una (Decreto 768 de 2022). Busque también el Municipio de trabajo por su nombre (para cambiar el que trae, toque la equis).
7. Toque Guardar datos. Si falta algo, el campo lo dice y el cursor va ahí.

Si un empleado trabaja en otro municipio o tiene otra actividad de riesgo, póngalos en su ficha (Municipio de trabajo y Actividad económica ARL); si los deja vacíos, se usan los del aportante. La clase de riesgo de cada empleado debe ser la de su actividad (el primer dígito del código): si no tiene actividad propia y su clase no es la de la actividad del aportante, la lista de Empleados lo marca con Revisar riesgo.

Generar la planilla del mes

1. En Nómina > PILA, elija el Mes (un solo campo con el mes y el año, como en los libros oficiales). La pantalla abre en el mes anterior, en el día de Colombia, igual que el informe de seguridad social; Ver el informe de seguridad social de ese mes lo abre con el mismo mes.
2. Lea el estado: Lista para generar o Faltan datos, con el número de cotizantes y los períodos de pensión y de salud.
3. Si aparece Por corregir antes de generar, corrija cada punto (vea "Si algo no sale").
4. Revise Aportes del mes: por subsistema, lo que va en la Planilla, lo Causado en la nómina y la Diferencia.
5. Revise Registros por cotizante: días, IBC y aportes de pensión, salud, riesgos y parafiscales de cada registro.
6. Toque Descargar planilla. Se descarga un archivo de texto con un nombre como PILA-E-2026-08.txt.
7. Cargue ese archivo en el portal de su operador de PILA y pague desde allí.

El período de salud es el mes siguiente al de pensión, y así lo muestra la pantalla (por ejemplo, pensión 2026-08 y salud 2026-09).

Fecha límite de pago

Debajo del estado, Fecha límite de pago dice hasta qué día se paga la planilla del mes: un día hábil del mes siguiente (de lunes a viernes, sin festivos) que depende de los dos últimos dígitos del NIT o del documento del aportante, sin el dígito de verificación (Decreto 1990 de 2016). A tres días de vencer, o vencida, el aviso se pone en rojo. Pagada la planilla, ya no sale.

Por ejemplo, con el NIT 900.123.450 la PILA de septiembre de 2026 vence el 14 de octubre (el 9.º día hábil, porque el 12 es festivo). Si falta el número en Datos del aportante, la pantalla pide escribirlo para mostrar la fecha. La misma fecha sale en la tarjeta del cierre del mes en Nómina > Nóminas (El cierre de la nómina del mes y de la quincena, paso a paso).

Por qué la planilla no cuadra al peso con la nómina

La planilla sube el IBC al peso y cada aporte a la centena siguiente; la nómina causa al peso. Por eso la columna Diferencia suele mostrar valores pequeños. Con trabajadores de tiempo parcial en nóminas quincenales, la segunda quincena cuenta las semanas del mes completo, como la planilla, si la primera estaba aprobada al liquidarla (vea ¿Por qué la PILA de un trabajador de tiempo parcial no coincide con lo causado en las quincenas?).

Al registrar el pago, solo ese redondeo (hasta una centena por cada valor de la planilla) va al gasto de personal. Una diferencia mayor, como la de un empleado que cambió de EPS en el mes, no se esconde ahí: queda en los aportes por pagar de cada administradora para que el contador la reclasifique (vea "Registrar el pago de la planilla").

Registrar el pago de la planilla

Después de pagar la planilla en el operador, regístrela en Bodegix para que la contabilidad descargue los aportes por pagar (la cuenta 2370) de cada administradora.

1. En Nómina > PILA, elija en Mes el de la planilla que pagó.
2. En Pago de la planilla, revise cada administradora con su NIT, lo que le paga la Planilla, lo Causado en la nómina y el Redondeo. Si aparece el recuadro Diferencias con lo causado, léalo: puede registrar el pago igual, y esas diferencias quedan en los aportes por pagar para el contador.
3. Elija la Fecha de pago (no puede ser futura, anterior al mes de la planilla ni de un mes cerrado en contabilidad) y el Medio: Transferencia o Efectivo.
4. Toque Registrar el pago de (el botón muestra el total) y confirme con Registrar pago.

La planilla queda Pagada y debajo sale Siguiente: con la nómina electrónica del mes, si falta. La contabilidad debita los aportes por pagar de cada administradora, con ella como tercero, por lo que le pagó menos el redondeo; el redondeo va al gasto de personal; y acredita la caja o los bancos. Con el pago registrado, las nóminas del mes ya no se reabren.

Si un empleado cambió de EPS, de fondo o de caja en el mes, la planilla le paga todo el mes a la nueva y la nómina le causó una parte a cada una. El recuadro Diferencias con lo causado lo dice con los valores: la nueva queda con saldo a favor y la anterior con el saldo causado, y el contador los cruza con un comprobante.

Si lo registró mal (la fecha, el medio o el mes), escriba el Motivo para anular, toque Anular el pago y confirme con Anular pago. La contabilidad reversa el comprobante y puede registrarlo otra vez.

Agregar una administradora que no está en la lista

Bodegix trae las EPS, los fondos de pensiones y de cesantías, las ARL y las cajas de compensación principales con su código de PILA y su NIT. Es una sola lista: la misma en la ficha del empleado, en los datos del aportante y aquí. Si la de un empleado no aparece, lo más rápido es agregarla desde su ficha: escriba el nombre en la lista y toque Agregar EPS “...” (Agregar una administradora que no está en la lista); la ARL, igual desde su lista en Datos del aportante. También puede agregarla aquí:

1. En Nómina > PILA, toque Administradoras.
2. En Agregar administradora, elija el Tipo (EPS, fondo de pensiones, ARL, caja de compensación o fondo de cesantías).
3. Escriba el Código PILA que usa su operador de PILA, el NIT (con o sin el dígito de verificación: debajo del campo se ve cuál es) y la Razón social.
4. Toque Agregar administradora. Si falta un dato, el código ya está en la lista o el dígito de verificación no corresponde al NIT, el campo lo dice y el cursor va ahí.

Desde ese momento aparece en las fichas de los empleados y en los datos del aportante, y sus aportes llevan ese tercero. Cada administradora que la nómina usa queda también en Catálogo > Terceros (si ya tenía un tercero con ese NIT, se usa ese).

Qué incluye la planilla

• Solo la planilla E, de empleados.
• Tres tipos de cotizante: dependiente (incluye aprendices en etapa práctica), aprendiz en etapa lectiva y trabajador de tiempo parcial, con los subtipos de la ficha del empleado.
• El dependiente con jornada parcial (medio tiempo todos los días) va como cotizante 01 con 30 días: salud, pensión y riesgos sobre un salario mínimo, y caja, SENA e ICBF sobre su salario real (vea ¿Cómo registro a un empleado de medio tiempo que trabaja todos los días?).
• Un registro por cada novedad: Días trabajados, Vacaciones, Incapacidad común, Incapacidad laboral y Licencia no remunerada. Las fechas de Desde y Hasta que escribió en la novedad van en el registro.
• Las marcas de ingreso, retiro, cambio de salario y horas extra o variables, que se ven debajo del nombre del empleado.
• Los aportes a pensión, Fondo de Solidaridad Pensional, salud, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF, con la exoneración que aplicó cada nómina del mes. La persona natural con menos de dos trabajadores no la tiene aunque la haya marcado en Configuración > Parámetros de nómina (vea Confirmar la exoneración de aportes). Si dos nóminas del mes no coinciden (una con la exoneración y otra sin ella), la planilla no la aplica en el mes y lo advierte.

Lo que la planilla no hace hoy

• No genera planillas de corrección (tipo N). Si debe corregir una planilla ya pagada, hágalo directamente en su operador.
• No reporta licencias de maternidad o paternidad ni licencias remuneradas, porque la nómina todavía no las liquida.
• No incluye los cambios de la reforma pensional: sigue las reglas de aportes actuales.
• Si una nómina se liquidó antes de que Bodegix tuviera la PILA, sus novedades salen en un solo registro. La pantalla lo advierte; si esa nómina tuvo novedades, conviene volver a liquidarla.

Qué debe ver al terminar

• El estado Lista para generar, sin puntos por corregir.
• El archivo de la planilla descargado, listo para cargar en su operador.
• Después de pagarla, Pagada en Pago de la planilla, y en contabilidad el comprobante del pago con una línea por administradora.

Si algo no sale

• "del aportante (Nómina > PILA > Datos del aportante)": falta el número, el dígito de verificación, la razón social o el código de la ARL del aportante. Llénelos en Datos del aportante.
• "sigue en borrador; apruébela": una nómina del mes no está aprobada. Apruébela en Nómina > Nóminas.
• "No hay nóminas aprobadas en el mes": liquide y apruebe la nómina del mes antes de generar la planilla.
• "Falta el código PILA de": a ese empleado le falta el código de la EPS, del fondo de pensiones o de la caja. Toque Completar la ficha junto al mensaje: abre la ficha de esa persona con el cursor en lo que falta.
• "Falta el municipio de trabajo en su ficha o en los datos del aportante" o "Falta la actividad económica de riesgos laborales": llénelo en la ficha del empleado o en Datos del aportante.
• "sin ingreso ni retiro: faltan nóminas aprobadas": el empleado no completa los días del mes. Pasa, por ejemplo, cuando la segunda quincena aún no está aprobada.
• "se liquidó antes de la PILA: sus novedades van en un solo registro": es un aviso, no impide generar. Revise esa nómina o vuelva a liquidarla.
• "Con presentación por sucursal indique el código de la sucursal" (o el nombre): con Por sucursal, escriba el código y el nombre de la sucursal.
• "No existe un municipio con el código DANE": el municipio de trabajo guardado no existe. Toque la equis y búsquelo por su nombre.
• "se liquidó sin la exoneración del art. 114-1 y otra con ella": es un aviso, no impide generar. En el mes cambió el número de trabajadores de una persona natural (o la respuesta de la exoneración) entre una quincena y otra; la planilla no aplica la exoneración ese mes. Revíselo con su contador.
• El botón Descargar planilla está apagado: la planilla tiene puntos por corregir. Corríjalos y vuelva a intentarlo.
• "Corrija estas observaciones antes de generar la planilla": igual que el caso anterior; corrija los puntos que muestra la pantalla.
• "no está en el catálogo": el código de la EPS, el fondo, la caja o la ARL no está en la lista de Bodegix. El archivo sí se genera (el operador conoce el código), pero el pago no se registra hasta que agregue la administradora con su NIT (vea "Agregar una administradora que no está en la lista").
• "Corrija estas observaciones antes de registrar el pago": la planilla tiene puntos por corregir o una administradora sin NIT. El recuadro Antes de registrar el pago dice cuáles.
• "ya se registró ... anúlelo primero si quedó mal": el pago de ese mes ya está registrado. Si quedó mal, anúlelo y regístrelo otra vez.
• "No hay un pago de la PILA ... por anular": ese mes no tiene un pago registrado.
• "La fecha de pago no puede ser anterior al mes de la planilla": la planilla se paga después del mes que liquida. Revise el mes elegido o la fecha.
• Recuadro Diferencias con lo causado: la planilla le paga a una administradora más o menos de lo que la nómina le causó (cambió la afiliación en el mes, o una nómina se aprobó sin la administradora). No impide registrar el pago; pásele la lista al contador para que reclasifique esos saldos de la 2370.
• "La PILA del mes ya se pagó" al reabrir una nómina: el pago se registró con los aportes de esa nómina. Anule el pago aquí y luego reabra la nómina.
• "ya está en el catálogo" al agregar una administradora: ese código ya trae su NIT; elíjala de la lista.
• "El dígito de verificación del NIT ... es ...": el DV que escribió o pegó no corresponde al NIT, en una administradora o en los datos del aportante. Casi siempre hay dos dígitos del NIT cambiados de lugar: revise el NIT contra el RUT.

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• Liquidar la nómina del mes
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Revisada el 5 de octubre de 2026.