Registrar un empleado nuevo y su contrato

Para contratar a un trabajador en Bodegix, regístrelo en Nómina > Empleados con su contrato, su salario y su seguridad social (EPS, fondo de pensiones, caja de compensación, fondo de cesantías y riesgo ARL). Con esa ficha se liquida su nómina, se arma la PILA y se envía la nómina electrónica. Para contratar a otra persona en el mismo puesto de alguien que ya está, use Nuevo contrato parecido: casi todo llega puesto.

Antes de empezar

• Necesita el rol nomina o admin. Crear empleados exige ver salarios: el rol jefe no los ve y el rol contador solo consulta. Vea Crear usuarios y asignar roles.
• El módulo de nómina debe estar encendido (Encender o apagar módulos).
• Tenga a mano el documento del trabajador, su fecha de ingreso, su salario y las administradoras a las que está afiliado.

Registrar un empleado nuevo

1. En Nómina > Empleados, toque Nuevo empleado; también está en Nuevo > Nuevo empleado desde cualquier pantalla.
2. Elija el Tipo de documento y escriba el Documento, por ejemplo CC 1020304050. Escriba el Primer nombre, el Primer apellido y, si tiene, los Otros nombres y el Segundo apellido.
3. Elija o escriba el Cargo, por ejemplo Vendedor. En Residencia y contacto escriba la Dirección de residencia y elija el Municipio de residencia. El Teléfono y el Correo son opcionales.
4. Elija el Contrato, Término indefinido, Término fijo u Obra o labor, y escriba la Fecha de ingreso. Elija el Riesgo ARL, de la clase 1 a la 5.
5. En Salario y pago escriba el Salario mensual y elija el Tipo de salario, si El salario es fijo o variable y la Jornada; el banco y la cuenta son opcionales.
6. En Retención en la fuente marque Tiene dependientes económicos si aplica y escriba lo que el trabajador certificó para depurar la base.
7. En Seguridad social y PILA elija el Tipo de cotizante, el Subtipo, la EPS y el Fondo de pensiones. Luego elija la Caja de compensación y el Fondo de cesantías.
8. Si usa centros de costo, elija el Centro de costo. En Área para la contabilidad elija Administración, Ventas u Operación (vea A qué cuenta va su nómina); viene en Administración. Toque Guardar empleado.

Más sobre cada campo

La nómina electrónica, la PILA y la exógena toman el documento y los nombres tal como los escribe (vea Tipos de documento y nombres de las personas), y la dirección de residencia la piden la nómina electrónica y la exógena. El Salario mensual va con el Tipo de salario (Ordinario o Integral), El salario es (Fijo o Variable) y la Jornada (Completa o Parcial, todos los días); si quiere, elija el Banco, el Tipo de cuenta y escriba el Número de cuenta. En Retención en la fuente van los valores mensuales de Medicina prepagada, Intereses de vivienda y Aportes voluntarios a pensión. En Seguridad social y PILA también está la Actividad económica ARL, y cada lista tiene buscador por nombre o por código.

Si algo impide guardar, cada campo dice qué corregir y junto al botón sale "No se guardó. Corrija estos N campos:" con el nombre de cada uno; al tocar uno, el cursor va a ese campo. Nada de lo escrito se borra.

Qué tipo de cotizante elegir

El Tipo de cotizante define cómo se liquida: Dependiente (incluye aprendices en etapa práctica), Aprendiz en etapa lectiva o Trabajador de tiempo parcial (el que trabaja solo algunos días del mes y gana menos de un mínimo). Con el aprendiz, el campo del salario se llama Apoyo de sostenimiento mensual, y con el tiempo parcial, Pago mensual acordado. Vea ¿Cómo liquida Bodegix a los aprendices?.

Los valores de la empresa ya puestos

Al tocar Nuevo empleado, la ficha trae puesto lo que tienen todos los empleados activos de la empresa: la Caja de compensación, el Tipo de cuenta, el Municipio de trabajo y la Actividad económica ARL de la clase de riesgo elegida (si cambia el Riesgo ARL, la actividad cambia a la de los empleados de esa clase). Debajo de cada uno dice "Valor sugerido: es el de todos los empleados activos. Puede cambiarlo."; al cambiarlo, el aviso desaparece.

Solo se propone un valor si todos los empleados activos lo tienen igual: si uno tiene otra caja, o no la tiene, la caja queda vacía. Los retirados no cuentan, y sin empleados la ficha abre vacía. Si deja vacíos el Municipio de trabajo o la Actividad económica ARL, Bodegix usa los de la empresa (los de Nómina > PILA > Datos del aportante).

A qué cuenta va su nómina (área para la contabilidad)

El Área para la contabilidad decide a qué cuenta va el sueldo, los aportes y las prestaciones del empleado cuando se aprueba la nómina:

Por ejemplo, la cajera y el contador internos van en Administración, los vendedores en Ventas y quien produce o presta el servicio en Operación. Todo empleado nace en Administración, y los que ya estaban quedaron ahí, así que su nómina sigue en la misma cuenta. Las cuentas de cada área las elige la contadora en Configuración > Configuración contable, grupo Nómina (vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación).

El área cuenta desde la próxima nómina que se apruebe: lo ya contabilizado no cambia. Las prestaciones y la liquidación de contrato toman el área que tenga el empleado el día en que se pagan.

Cambiar el área a varios empleados a la vez

Si quiere cambiar solo a algunos, antes busque o filtre la lista (por ejemplo, busque "vendedor" o elija un Contrato): Cambiar área ofrece a los empleados activos de la lista como está.

1. En Nómina > Empleados, toque Cambiar área.
2. Elija el área nueva en Área para la contabilidad.
3. Marque a los empleados que pasan a esa área, o toque Seleccionar todos para marcar a todos los de la lista; debajo de cada nombre dice en qué área está hoy.
4. Toque Pasar N empleados a el área elegida, por ejemplo Pasar 3 empleados a Ventas.

Cada cambio queda en el registro de actividad, como un cambio de la ficha. Para un solo empleado, también puede abrir su ficha, cambiar el Área para la contabilidad y tocar Guardar empleado.

Contratar a otra persona en el mismo puesto (Nuevo contrato parecido)

1. En Nómina > Empleados, toque la fila del empleado que ya tiene ese puesto y, en su resumen, Editar la ficha.
2. Toque Nuevo contrato parecido.
3. Se abre una ficha nueva con su Cargo, Contrato, salario, Tipo de salario, Riesgo ARL, Actividad económica ARL, Caja de compensación, Municipio de trabajo, Centro de costo, Área para la contabilidad, Banco y Tipo de cuenta.
4. Escriba lo de la persona nueva: el documento, los nombres, la Fecha de ingreso, el Número de cuenta, la EPS, el Fondo de pensiones, el Fondo de cesantías, la residencia y el contacto.
5. Toque Guardar empleado. Se revisa todo igual que en cualquier ficha nueva.

Si cambió algo en la ficha abierta sin guardar, Bodegix pregunta antes de dejarla. El centro de costo se copia solo si sigue activo; si está inactivo, la nota de arriba de la ficha lo dice ("Su centro de costo está inactivo y no se copió: elija uno.").

Volver a contratar a alguien (Recontratar)

A quien estuvo retirado se le hace un contrato nuevo, sin escribir otra vez su documento ni sus nombres:

1. En Nómina > Empleados, marque Mostrar retirados, toque la fila de la persona y, en su resumen, Editar la ficha.
2. Toque Recontratar. Se abre una ficha nueva con los datos del contrato anterior y el cursor en la Fecha de ingreso.
3. Escriba la nueva Fecha de ingreso: debe ser posterior al último retiro (debajo del campo dice cuándo terminó el contrato anterior).
4. Revise el salario y lo demás, y toque Guardar empleado.

El documento y los nombres son los del contrato anterior; si cambiaron, corríjalos primero en esa ficha. Al recontratar, el teléfono anterior se revisa: si ya no sirve (por ejemplo, un fijo de 7 dígitos), lo dice junto al campo.

Medio tiempo de todos los días (jornada parcial)

Para quien trabaja todos los días con menos horas que la jornada máxima (por ejemplo, 4 horas diarias de lunes a sábado):

1. Deje el Tipo de cotizante en dependiente y el Tipo de salario en Ordinario.
2. En Jornada, elija Parcial, todos los días.
3. Escriba las Horas por semana (por ejemplo 24) y elija los Días por semana: 6, de lunes a sábado o 5, de lunes a viernes.
4. Debajo sale el mínimo proporcional y el valor de la hora. Toque Poner el mínimo proporcional si le paga ese mínimo, y Guardar empleado.

Quien trabaja solo algunos días del mes no es este caso: va como Trabajador de tiempo parcial, con los días laborados de cada período. Todo el detalle, con un ejemplo, en ¿Cómo registro a un empleado de medio tiempo que trabaja todos los días?.

El salario frente al mínimo

Bodegix revisa el salario contra el salario mínimo vigente y, debajo del campo, dice a cuántos mínimos equivale:

La actividad de riesgos laborales y su clase

La Actividad económica ARL es el código de siete dígitos del Decreto 768 de 2022 con que el empleado va a la PILA. Su primer dígito es la clase de riesgo, y la clase fija la tarifa de la ARL.

1. En Actividad económica ARL, escriba lo que hace el trabajo ("bodega", "almacenamiento", "tienda", "droguería", "transporte de carga") o el código.
2. Toque la actividad (o muévase con las flechas y oprima Enter). El Riesgo ARL cambia a su clase: con 2521001 (almacenamiento y depósito) queda en la clase 2.
3. Para cambiarla, toque la equis: el cursor vuelve al buscador.

Si después cambia el Riesgo ARL a otra clase, junto a él sale, por ejemplo, "La actividad 3492301 es de la clase de riesgo 3: elija la clase 3 o cambie la actividad." y la ficha no se guarda hasta que coincidan. En la lista de Empleados, una ficha guardada antes con la clase distinta a la de su actividad sale con Revisar riesgo: ábrala y elija la clase o la actividad correcta.

Agregar una administradora que no está en la lista

Bodegix trae las EPS, los fondos de pensiones y de cesantías y las cajas principales con su código PILA y su NIT. Si la del empleado no aparece:

1. Escriba su nombre (o su código) en el buscador de la lista, por ejemplo "Coomeva", y toque Agregar EPS “Coomeva” (o Agregar fondo de pensiones, Agregar caja, Agregar fondo de cesantías).
2. Encima de la ficha se abre un formulario corto. Escriba el Código PILA que muestra el portal de su operador de PILA, el NIT (con o sin el dígito de verificación) y revise la Razón social.
3. Toque Agregar y usar. La administradora queda elegida en la ficha, que sigue abierta con todo lo que llevaba; toque Guardar empleado como siempre.

Desde ese momento aparece en las fichas de los demás empleados y en Nómina > PILA, Administradoras. Una ficha de antes con una administradora escrita a mano que no está en la lista sale con "(sin NIT registrado)" y el botón Agregar ... con su NIT.

A quién le faltan datos

En Nómina > Empleados, a quien le falta algo le sale Faltan datos debajo del nombre, con qué falta y para qué: la PILA, la nómina electrónica o el tercero contable. Por ejemplo: "la EPS (PILA y tercero contable); la dirección de residencia (nómina electrónica)". Marque Con datos faltantes para ver solo a esas personas, y al abrir la ficha, arriba dice lo que le falta. Es la misma regla de la PILA, la nómina y la nómina electrónica.

El buscador de la lista encuentra por nombre, documento o cargo, el filtro Contrato separa los tipos de contrato y el filtro Área muestra solo a los de Administración, Ventas u Operación.

Si algo no sale

• "La fecha de ingreso (...) tiene más de 60 años" o "es dentro de más de seis meses": Bodegix pregunta antes de guardar una fecha de ingreso que parece mal escrita, como 1900 o 2030. Si la escribió mal, corríjala; si es correcta, confírmela y se guarda.
• "Ya existe un empleado activo con ese documento": esa persona ya está registrada. Búsquela en la lista (marque Mostrar retirados si no aparece). Si se retiró y vuelve, use Recontratar.
• "Crear empleados exige ver salarios": su rol no ve salarios. Pida el rol nomina al administrador.
• "Está por debajo del mínimo legal", "Está por debajo del mínimo proporcional a", "El salario integral debe ser de al menos" o "El apoyo debe ser de al menos el 75 % del mínimo": el salario no llega al mínimo de ese caso (vea la tabla de arriba). Use el botón que pone el mínimo o corrija el tipo de cotizante.
• "El tiempo parcial es para quien gana menos de un mínimo en el mes": con un mínimo o más, regístrelo como dependiente.
• "revise que no tenga ceros de más": el salario supera 1.000 salarios mínimos; seguramente tiene ceros de más.
• "La jornada parcial es solo para el dependiente", "El salario integral no admite jornada parcial", "La jornada parcial es de 5 o 6 días por semana" o "son más de 8 horas al día": revise la Jornada, las Horas por semana y los Días por semana (vea Medio tiempo de todos los días).
• "es de la clase de riesgo": la clase del Riesgo ARL no es la de la Actividad económica ARL. Elija la clase que dice el mensaje o cambie la actividad.
• "No está en la tabla del Decreto 768 de 2022: elija la actividad de la lista.": la actividad guardada es de una tabla anterior. Elija la actividad de la lista.
• "Escriba el fijo completo, con el 60 y el indicativo de la región": el fijo tiene 10 dígitos (por ejemplo 601 234 5678 en Bogotá). Un celular va con sus 10 dígitos, sin el +57.
• "Escriba un correo válido": al correo le falta la @, el dominio o tiene espacios.
• "No existe un municipio con el código DANE": toque la equis del municipio y búsquelo por su nombre.
• "No se pudo consultar la lista de centros de costo": la lista no cargó. Recargue la página en un momento; si sigue, escríbale a soporte de Bodegix.
• "el nuevo ingreso debe ser posterior" o "Se cruza con otro contrato de la misma persona": al recontratar, la Fecha de ingreso debe ser posterior al último retiro.
• "pague su liquidación o márquelo retirado antes de recontratarlo" o "quedó retirado sin fecha de retiro": el contrato anterior sigue abierto o le falta la Fecha de retiro. Complételo en esa ficha primero (vea Cambiar el salario, corregir datos o retirar a un empleado).

Relacionado

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Revisada el 9 de octubre de 2026.