Cambiar el salario, corregir datos o retirar a un empleado

Todo cambio de un empleado se hace en su ficha, en Nómina > Empleados: subirle el sueldo, corregir un dato o registrar su retiro. Las nóminas aprobadas no cambian; la nómina en borrador toma el cambio al tocar Recalcular con datos actuales.

Antes de empezar

Necesita el rol nomina o admin. Cambiar el salario o los datos bancarios exige ver salarios: el rol jefe edita la ficha, pero no ve el salario ni los datos bancarios.
Para encontrar a alguien, escriba parte de su nombre, documento o cargo en el buscador de la lista. Los retirados salen al marcar Mostrar retirados.

El resumen del empleado

Al tocar la fila de un empleado en Nómina > Empleados se abre su resumen: su antigüedad, su salario y su contrato, las vacaciones pendientes (causadas y disfrutadas a hoy), el último pago, sus últimas novedades y las prestaciones pagadas en el año. Desde ahí están Editar la ficha, Ver acumulados, Registrar vacaciones o novedades y Retirar y liquidar (o Liquidar contrato, si ya tiene fecha de retiro).

Las vacaciones se cuentan desde la fecha de ingreso. Si la persona entró antes de que la empresa llevara la nómina en Bodegix, las que disfrutó antes no están en sus nóminas y no se restan: el resumen lo advierte. El resumen sale a quien ve salarios; quien no los ve abre la ficha directamente.

Cambiar el salario (aumento de sueldo)

En Nómina > Empleados, toque la fila del empleado y, en su resumen, Editar la ficha.
En Salario y pago, escriba el nuevo Salario mensual. Debajo se ve a cuántos salarios mínimos equivale y si está por debajo del mínimo.
Toque Guardar empleado.
Si hay una nómina en Borrador del período en que rige el aumento, ábrala en Nómina > Nóminas y toque Recalcular con datos actuales.

El cambio de salario no pide motivo, pero queda registrado en la auditoría con el valor anterior y el nuevo. La PILA del mes en que el salario cambia marca al empleado con "cambio de salario" (la novedad de variación de salario de la planilla).

En enero, quien seguía con el salario mínimo del año anterior sale con error en la nómina ("es menor que el salario mínimo" y "Corríjalo en la ficha del empleado"). Cámbielo aquí y recalcule la nómina.

Corregir el documento, el nombre o la fecha de ingreso

Abra la ficha del empleado y corrija el Tipo de documento, el Documento, los nombres o la Fecha de ingreso.
Aparece el campo Motivo del cambio. Si el empleado ya tiene nóminas o liquidaciones es obligatorio ("Ya tiene nóminas o liquidaciones: el motivo es obligatorio y queda en la auditoría."); si no, es opcional.
Escriba el motivo (por ejemplo, "cédula mal digitada") y toque Guardar empleado.

Corregir la fecha de ingreso no cambia nóminas ni liquidaciones ya aprobadas. Separar en los cuatro campos un nombre que estaba junto, sin cambiarlo, no pide motivo. Los demás datos (dirección, EPS, cuenta, cargo, centro de costo) se cambian y se guardan sin motivo.

Retirar a un empleado

Lo más corto es desde la liquidación: en el resumen del empleado, toque Retirar y liquidar. Se abre Liquidar retiro con la persona elegida; escriba la Fecha de retiro y el motivo y toque Calcular: la fecha queda guardada en su ficha. Vea Liquidación de contrato.

Para dejar solo la fecha, sin liquidar todavía:

En Nómina > Empleados, toque la fila del empleado y, en su resumen, Editar la ficha.
Escriba la Fecha de retiro: el último día que trabaja.
Toque Guardar empleado.

No hace falta desmarcar Empleado activo: al pagar su liquidación de contrato queda inactivo solo. Si lo desmarca, Bodegix pide la Fecha de retiro. Quien se retira dentro de un período entra en esa nómina por sus últimos días.

Con la fecha guardada, la ficha muestra Liquidar contrato, que abre la liquidación con la persona elegida. También puede registrar el retiro desde Nómina > Liquidación de contrato, en Liquidar retiro: al elegir a alguien sin fecha de retiro, la pide junto con el motivo. Vea Liquidación de contrato.

Cuando la liquidación ya se pagó, la ficha dice "Se pagó la liquidación de su contrato" y el estado y las fechas del contrato ya no cambian. Para volver a contratarlo, use Recontratar (vea Registrar un empleado nuevo y su contrato).

Eliminar un empleado creado por error

Solo se elimina a quien no tiene nóminas ni liquidaciones:

Abra su ficha y toque Eliminar.
Confirme con Eliminar. Se borra su ficha y queda registro en la auditoría.

A quien ya tiene historial no se le puede eliminar: se le retira con su Fecha de retiro.

Ver lo que se le ha pagado en el año

En la ficha, Ver acumulados abre el informe Acumulados por concepto de esa persona, desde el inicio del año (o su ingreso) hasta hoy o hasta su retiro. Vea Acumulados por concepto.

Si algo no sale

"Cambiar el salario exige ver salarios": su rol (por ejemplo, jefe) puede editar la ficha pero no el salario ni los datos bancarios. Pida el cambio a alguien con el rol nomina.
"Indique el motivo del cambio": el empleado ya tiene nóminas o liquidaciones y usted cambió su documento, su nombre o su fecha de ingreso. Escriba el Motivo del cambio.
"Para retirar al empleado indique la fecha de retiro": al desmarcar Empleado activo, escriba también la Fecha de retiro.
"La fecha de retiro no puede ser anterior al ingreso": revise las dos fechas.
"Tiene nóminas, prestaciones o liquidaciones: no se puede eliminar": retírelo con su Fecha de retiro.
"Ya se pagó la liquidación de su contrato": ese contrato está cerrado. Para que vuelva a trabajar, use Recontratar.
"Ya existe otro empleado con ese documento": el documento corregido es de otra persona registrada. Revise el número.
"es menor que el salario mínimo" en la nómina: suba el salario aquí y toque Recalcular con datos actuales en la nómina en borrador.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.