Prima, cesantías e intereses

Calcule y registre el pago de la prima de servicios, la consignación de las cesantías al fondo y el pago de los intereses sobre cesantías. Bodegix los calcula con las nóminas aprobadas del período y usted puede ajustar el valor de cada empleado antes de pagar.

Antes de empezar

• Necesita un usuario que pueda liquidar nómina y ver salarios (rol nomina o admin). Quien solo consulta ve la lista de pagos, sin valores por empleado.
• Todas las nóminas del período deben estar aprobadas: el semestre para la prima, el año para las cesantías y los intereses (Liquidar la nómina del mes).
• Para las cesantías, cada empleado debe tener su Fondo de cesantías en la ficha.
• Si quiere ver la prima antes de calcular el pago, consulte el informe Prima de servicios en Informes de nómina.

Calcular el pago

1. En el menú, Nómina > Prima y cesantías, toque Calcular pago.
2. El panel abre en lo que vence primero, con la Prestación, el Año y, si es la prima, el Semestre ya puestos. Debajo de Prestación dice "Es lo que vence primero" con su fecha límite. Si es eso lo que va a pagar, no cambie nada.
3. Si quiere otra, elija la Prestación (Prima de servicios, Cesantías o Intereses sobre cesantías), el Año y, en la prima, el Semestre: Enero a junio (se paga hasta el 30 de junio) o Julio a diciembre (se paga hasta el 20 de diciembre).
4. Toque Calcular.

El Año solo ofrece los años que tienen nóminas aprobadas, así que no se puede calcular un año sin nóminas. Si aún no hay ninguna aprobada, el campo dice "Aún no hay nóminas aprobadas" y Calcular no se puede tocar: apruebe primero las nóminas en Nómina > Nóminas.

Lo que propone el panel, según el día:

Si lo de ese momento ya está calculado (en borrador o pagado), propone el siguiente pago que abre; por ejemplo, en marzo, la prima de junio. Si ese siguiente pago aún no tiene nóminas aprobadas (por ejemplo, en enero, con todo el año anterior calculado y sin aprobar la primera nómina del año), el panel abre en el primer pago sin calcular de los años con nóminas, sin el aviso "Es lo que vence primero".

Pagos pendientes

Mientras no haya ningún pago calculado, la lista muestra Pagos pendientes: cada prestación cuyo plazo ya abrió, que tiene nóminas aprobadas y que aún no se ha calculado, con la fecha en que vence (o "venció el ...", si ya pasó). Calcular, al lado de cada una, abre el panel con esa prestación puesta. Si no hay nada pendiente, dice El próximo pago y su fecha.

Bodegix abre el borrador con su nombre, por ejemplo Prima de servicios 2026-1 o Cesantías 2026. La pantalla recuerda estos plazos:

Revisar y ajustar los valores

Cada empleado aparece con su Base mensual, sus Días, lo Provisionado en las nóminas y el valor A pagar. En cesantías también sale el Fondo. El cálculo es base mensual por días sobre 360; en los intereses, además, el 12 % anual sobre las cesantías por los días. Los días son los del período menos las ausencias no remuneradas. Al pasar el cursor por la base, la pantalla dice si usó el salario vigente o el promedio del período.

Para cambiar el valor de un empleado:

1. Toque la fila del empleado.
2. En Valor a pagar, escriba el valor correcto.
3. Toque Guardar.

La fila muestra el valor nuevo y, debajo, el calculado. Así se descuenta, por ejemplo, un anticipo de cesantías: Bodegix no los conoce, se restan a mano.

En la prima salen además la Retención estimada y el Neto de cada empleado (ver "Retención en la fuente de la prima", más abajo).

No aparecen en el cálculo:

• Los empleados con salario integral.
• Los aprendices en etapa lectiva.
• Quien tiene una liquidación de contrato con retiro dentro del período: recibe esta prestación en su liquidación (Liquidación de contrato).

Si faltan nóminas por aprobar

Si falta aprobar alguna nómina del período, el borrador lo avisa: "No hay nómina aprobada desde el ...: esos días no entran en el cálculo". Para incluirlos:

1. Apruebe la nómina que falta en Nómina > Nóminas.
2. En el borrador del pago, toque Descartar borrador y confirme.
3. Vuelva a Calcular pago.

Registrar el pago o la consignación

1. Revise la Fecha de pago. Bodegix propone el último día del período si ya pasó (por ejemplo, el 30 de junio para la prima del primer semestre) y hoy si no; cámbiela si pagó otro día.
2. Elija el Medio: Transferencia o Efectivo.
3. Toque el botón Registrar pago de, que muestra el total (en cesantías dice Registrar consignación de).
4. Confirme con Registrar pago. En la prima, la confirmación dice cuánto se retiene en la fuente y cuánto reciben los empleados.

El pago queda Pagado y se genera el comprobante contable. En contabilidad, el pago se carga a la provisión hasta lo causado en esas nóminas y el mayor valor va al gasto. Si pagó menos de lo provisionado, el saldo que queda en la provisión lo ajusta el contador.

Después de pagar, ese valor entra en la nómina electrónica del mes en que se pagó (Emitir la nómina electrónica), y las nóminas con que se calculó ya no se pueden reabrir.

Retención en la fuente de la prima

La prima lleva retención en la fuente (procedimiento 1): se suma a los pagos laborales del mes en que se paga y se retiene la diferencia entre la retención del mes con la prima y lo ya retenido en el mes. Por ejemplo, con un salario de $ 22.000.000 y una prima de $ 11.000.000 pagada el 30 de junio, la nómina de junio retuvo $ 2.964.000 y el mes con la prima da $ 6.491.000: la prima retiene $ 3.527.000.

• En el borrador, la columna Retención estimada se calcula con la fecha de fin del período. Al registrar el pago se calcula con la Fecha de pago que elija.
• Si paga la prima antes de liquidar la nómina del mismo mes, la nómina la cuenta y retiene solo lo que falta.
• El comprobante del pago lleva la retención en la 236505 a nombre del empleado, y sale en el reporte Retención en la fuente por concepto, en la información exógena y en la nómina electrónica del mes como deducción.
• Las cesantías y los intereses no llevan retención aquí.

Cesantías e intereses antes de fin de año

Las cesantías y los intereses de un año se pagan cuando el año termina: el pago se registra desde el 1 de diciembre de ese año. Si la Fecha de pago es anterior, la pantalla lo avisa y no deja registrarlo. Un anticipo de cesantías durante el año es otro trámite: no se registra como la consignación del año.

Tenga en cuenta

• Bodegix no calcula retención en la fuente sobre las cesantías ni los intereses. Si aplica, el contador la registra en la nómina del mes como novedad Deducción marcando Es la retención en la fuente (reemplaza la calculada).
• Las cesantías del año anterior de alguien que ya se retiró, si aún no se consignaron, se pagan desde esta pantalla y no en la liquidación de contrato.
• En cesantías, Sin fondo quiere decir que el empleado no tiene fondo de cesantías ni en sus nóminas ni en su ficha. Toque Completar la ficha debajo: abre su ficha con el cursor en el fondo de cesantías, y Guardar y volver a las cesantías lo deja de nuevo en el pago, que ya muestra el fondo de la ficha de hoy. Mientras el pago esté en borrador, el fondo sigue el de la ficha (si lo cambia otra vez, sale el nuevo); queda fijo al registrar el pago. En la contabilidad, las cesantías se causan a nombre del fondo que tenía el empleado en cada nómina (sin fondo, a su nombre) y se consignan al fondo de hoy.
• Si el empleado cambió de fondo de cesantías en el año, o algunas nóminas se aprobaron sin fondo, la consignación descarga lo causado a nombre de cada uno (el fondo anterior o el empleado) y paga al fondo de hoy: ninguna cuenta queda con saldo. La liquidación de contrato hace lo mismo.

Qué debe ver al terminar

• En Nómina > Prima y cesantías, el pago con su período, el número de empleados, el total, la fecha en Pagado el y el estado Pagado.

Si algo no sale

• "El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha de pago"): el contador ya cerró ese mes y su comprobante no se podría contabilizar. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
• "Aún no hay nóminas aprobadas" (en el Año): no hay ninguna nómina aprobada todavía. Apruébelas en Nómina > Nóminas y vuelva a Calcular pago.
• "No hay nóminas aprobadas del período con prestaciones que pagar": apruebe las nóminas del período. Recuerde que el salario integral y los aprendices en etapa lectiva no entran.
• "Ya existe ese pago para el período": ya hay un pago de esa prestación para ese año o semestre. Ábralo desde la lista; si está en borrador y quiere recalcularlo, use Descartar borrador y calcule de nuevo.
• "La fecha de pago no puede ser anterior al período": corrija la Fecha de pago.
• "El pago ya se registró; no admite cambios": un pago registrado ya no se ajusta ni se descarta.
• "El pago no tiene valores": todos los valores quedaron en cero. Revise los ajustes.
• "Indique el semestre de la prima": elija el Semestre antes de calcular.
• "se consignan al fondo cuando termina el año" o "se pagan cuando termina el año": las cesantías o los intereses del año se registran desde el 1 de diciembre. Cambie la Fecha de pago.

Relacionado

• Liquidar la nómina del mes
• Informes de nómina
• Liquidación de contrato
• Emitir la nómina electrónica

Revisada el 8 de octubre de 2026.