Registrar las novedades de la nómina (horas extra, incapacidades, vacaciones, bonificaciones y descuentos)

Las novedades son lo que cambia la nómina de un período: horas extra y recargos, incapacidades, vacaciones, ausencias, bonificaciones, pagos no salariales y descuentos (un préstamo, un anticipo, una libranza que no es fija). Se registran en la nómina en Borrador, todas juntas en Registrar novedades o una por una en el desprendible de cada empleado. Bodegix recalcula la nómina con cada una.

Antes de empezar

• Necesita el rol nomina o admin.
• La nómina del período debe estar liquidada y en Borrador (vea Liquidar la nómina del mes o de la quincena). Una nómina aprobada no admite novedades hasta reabrirla.
• Lo que se repite igual en cada nómina (un auxilio, una cuota) va mejor como pago o descuento fijo en la ficha.

Qué novedad usar

Guías de cada caso: Pagar las vacaciones de un trabajador, Registrar una incapacidad o una ausencia y Pagar horas extra y recargos.

Registrar las novedades de la quincena en una sola pantalla

En la nómina en Borrador, arriba de la tabla de empleados está Registrar novedades. Desde cualquier pantalla, Nuevo > Registrar novedades (o Ctrl+K y registrar novedades) abre la nómina en borrador con el cursor en Empleado; si no hay ninguna, propone liquidar el período que sigue.

1. En Nómina > Nóminas toque la nómina en Borrador para abrirla.
2. En Novedad elija el tipo, por ejemplo Horas extra o recargo; queda elegida para la siguiente fila.
3. En Empleado escriba tres letras del nombre o parte del documento y oprima Enter: elige al primero de la lista.
4. Escriba las Horas, los Días o el Valor, por ejemplo 4 horas; en incapacidades y ausencias los días salen de Desde y Hasta.
5. Oprima Enter o toque Agregar a la lista: la novedad pasa a la lista de abajo y el cursor vuelve a Empleado.
6. Cuando termine, toque Guardar con el número de novedades, por ejemplo Guardar 5 novedades.

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que el botón del último paso.

Si pide Mostrarme dónde desde la lista de nóminas, el recorrido solo señala la nómina que debe abrir: ya adentro, pídalo otra vez y le muestra los campos de las novedades.

En horas extra elija también el Tipo de hora, y en los valores, el Concepto. Con las flechas elige otro empleado de la lista.

Bodegix guarda todas y recalcula la nómina una sola vez. En la lista, Corregir devuelve la fila a la captura y la papelera la quita; Vaciar la lista quita las que no ha guardado. Si sale de la pantalla o aprueba la nómina con novedades en la lista, Bodegix avisa: las que no guardó no entran. Caben 200 novedades en la lista.

Pegar las novedades desde Excel

Si lleva las novedades en una hoja de cálculo, cópielas (una fila por novedad) y péguelas en Empleado con Ctrl+V. Las columnas van en este orden:

Un renglón de títulos al principio se salta. En una incapacidad o ausencia puede dejar vacía la columna 3: los días salen de las fechas. Los valores se leen igual si la hoja está en inglés ("180,000" es 180.000). Antes de guardar, la fila que tiene un problema queda marcada con el motivo (por ejemplo, "El documento 99999999 no está en esta nómina.") y no se guarda; las demás sí. Si una fila es igual a una novedad que el empleado ya tiene, dice "Ya tiene una igual en esta nómina." para que no la registre dos veces.

Agregar una novedad desde el desprendible del empleado

Así ve al mismo tiempo cómo queda la liquidación de esa persona:

1. En la nómina, toque el nombre del empleado (sirve Buscar empleado para encontrarlo). Se abre su Desprendible: devengado, deducciones, neto a pagar, aportes de la empresa y prestaciones causadas.
2. En Novedad, elija el tipo.
3. Escriba las Horas, los Días o el Valor. En horas extra elija el Tipo de hora; en valores puede elegir o escribir el Concepto (por ejemplo, "Préstamo").
4. Toque Agregar a con el nombre del empleado (por ejemplo, Agregar a Yolanda Pérez Barrera). Bodegix lo recalcula en el momento.

Para quitar una novedad, toque la papelera a su lado. Si cierra el desprendible con una novedad escrita sin agregar, Bodegix pregunta: Seguir editando vuelve a ella y Descartar novedad cierra sin agregarla.

Copiar las novedades del período anterior

Si una novedad del período anterior se repite (las mismas horas extra, una bonificación que no está como fija):

1. En la nómina en Borrador, toque Copiar novedades del período anterior.
2. Marque las que se repiten o toque Marcar todas. La que ya tiene una igual en esta nómina se ve, pero no se puede marcar.
3. Toque Copiar con el número de novedades (por ejemplo, Copiar 2 novedades).

No se ofrecen las incapacidades, las ausencias, las vacaciones, los días laborados ni las novedades con fechas (son de su período: regístrelas con los días de este), ni los pagos y descuentos fijos (ya llegan solos), ni las de quien no está en esta nómina. El panel dice cuántas quedaron por fuera y por qué.

Retención en la fuente

• Bodegix calcula la retención por salarios con el procedimiento 1, sobre los pagos de la nómina del mes, con los datos de Retención en la fuente de la ficha. Cuando aplica, el desprendible muestra los ingresos, la base depurada en UVT y la retención.
• No la calcula sobre el pago de prima, cesantías o intereses, ni con aportes a cuentas AFC. En esos casos el contador registra la retención del mes como una Deducción y marca Es la retención en la fuente (reemplaza la calculada).

Si algo no sale

• "no está en esta nómina": el documento pegado no es de nadie de esta nómina. Revise el número o si el empleado estaba activo en el período.
• "No se reconoce la novedad": en la columna 2 use un código de hora (HED, RN...) o el nombre de la lista.
• "Faltan columnas: documento, novedad y cantidad o valor": la fila pegada tiene menos de tres columnas.
• "está fuera del período" o "Las fechas de la novedad deben estar dentro del período": Desde y Hasta deben caer en las fechas de esta nómina.
• "Las novedades suman": los días de ausencias, incapacidades y vacaciones de ese empleado superan los del período.
• "Indique los días (número entero)": las novedades por días no aceptan fracciones.
• "Indique los días laborados en el período": al trabajador de tiempo parcial le falta la novedad Días laborados (tiempo parcial).
• "Registre la comisión o bonificación salarial que lo completa": un empleado con salario variable no llega al mínimo de los días trabajados. Agregue la Bonificación salarial que lo completa.
• "La nómina ya fue aprobada; no admite cambios": reábrala primero con Reabrir nómina (vea Liquidar la nómina del mes o de la quincena).
• "Ya hay una igual en esta nómina" al copiar: copiarla la tomaría dos veces. Desmárquela.

Relacionado

• Pagar las vacaciones de un trabajador
• Registrar una incapacidad o una ausencia
• Pagar horas extra y recargos
• Pagos y descuentos fijos del empleado
• Liquidar la nómina del mes o de la quincena

Revisada el 7 de octubre de 2026.