Crear un producto, un cliente, un proveedor, un centro de costo, una bodega o una cuenta contable sin salir de la pantalla

Si está llenando una factura, un comprobante o cualquier formulario y le falta un producto, un cliente, un proveedor, un centro de costo, una bodega, un impuesto o una cuenta contable, lo puede crear ahí mismo. Lo que lleva escrito no se pierde y sigue en la misma pantalla.

Desde el botón Nuevo

Pulse Nuevo en la barra superior.
Debajo de Sin salir de esta pantalla, elija Nuevo producto, Nuevo cliente, Nuevo proveedor, Nuevo centro de costo, Nueva bodega (con el nombre que su empresa les da: sede, almacén...), Nuevo impuesto, Nueva cuenta contable o Nuevo usuario.
Llene lo mínimo y pulse Crear (en un usuario, Crear y usar). Un cliente o un proveedor se crea con el mismo formulario corto de la caja POS, las ventas y las compras (vea Crear un cliente o un proveedor sin salir de la venta o la compra); Más datos abre su ficha completa con lo que lleva escrito. La ficha completa se puede terminar después en su pantalla. Si su empresa factura electrónicamente, el cliente nuevo pide el Correo para la factura, igual que en la venta. Si el cliente no tiene correo, pulse No tiene correo: crearlo sin correo y se crea sin él; cuando le haga una factura electrónica a su nombre, la venta se lo pide.

Desde el buscador (Ctrl+K)

Pulse Ctrl+K, o Buscar o ir a... en la barra superior.
Escriba qué quiere crear y el nombre, por ejemplo producto Tornillo drywall, cliente Juan Pérez, proveedor Tostadora del Valle SAS, centro de costo Sede norte o usuario Ana Pérez.
Elija Crear cliente “Juan Pérez”: el formulario se abre con Juan en Nombres y Pérez en Apellidos. Con cliente Ferretería Los Andes SAS se abre con NIT y la Razón social.

En una cuenta contable puede escribir el código o el nombre: cuenta contable 5135 propone la siguiente subcuenta libre de 5135 (por ejemplo 513506), y cuenta contable Papelería abre el formulario con ese nombre para que elija la cuenta padre. Si la cuenta padre ya tiene movimientos o se usa en la configuración contable, se le pregunta antes de crearla, como en el plan de cuentas.

Quién ve estas opciones

Crear productos exige los permisos de administrar el catálogo y los precios.
El precio de un producto nuevo se escribe como en la ficha, Sin impuestos o Con impuestos, según lo que tenga elegido en Cómo escribe el precio, y debajo se ve lo que paga el cliente. Vea Escribir los precios con el IVA incluido o sin él.
El producto nuevo lleva su Unidad de medida, como en la ficha: unidad, kilo, libra, litro o metro con un toque, y las demás con Buscar otra unidad. Si el nombre dice granel, kg o kilo, ya viene en Kilo ("Tomate chonto granel"). Es la misma ficha de Catálogo, Productos, con las mismas opciones: la categoría, los impuestos, los lotes, el botón en la caja, las variantes, la imagen y las cuentas van en secciones plegadas (vea Crear productos, uno o varios seguidos).
Si el código de barras que lee o escribe en el producto nuevo ya lo tiene otro producto, debajo del campo dice "Ya lo tiene" y su nombre. En una factura, una compra o la caja, Usar ese producto cierra el formulario y lo pone en el documento sin crear otro; desde Nuevo o Ctrl+K, Abrir ese producto lo abre en el mismo panel para editarlo. En un movimiento de inventario o una toma física, si ese producto es un servicio o un combo, el aviso dice que no maneja inventario y no se ofrece usarlo.
Los formularios de esta ventana son los mismos de su pantalla: crear una bodega, un centro de costo, un usuario o un rol en Configuración pide los mismos datos, en el mismo orden, y da el mismo resultado. Ninguno apaga el botón de crear: al pulsarlo dice qué falta junto al campo.
Crear proveedores exige el permiso de administrar el catálogo, el de manejar compras (como en el buscador de la compra: solo proveedores) o el de contabilizar (el contador). Crear centros de costo, el de administrar el catálogo o el de contabilizar; crear bodegas, el de administrar bodegas; crear impuestos (IVA, consumo o bolsas, según lo que su empresa puede cobrar), el de administrar el catálogo. ICA y ReteICA se crean en Configuración, Impuestos y retenciones.
Crear cuentas contables exige el permiso de configurar la contabilidad, y crear usuarios, el de crear usuarios y asignar roles (vea Crear usuarios y asignar roles).
Quien vende (por ejemplo, la cajera) puede crear clientes, como lo hace en la caja POS.
Si no tiene el permiso, la opción no aparece.

Revisada el 5 de octubre de 2026.