¿Dónde cargo un comprobante contable? (asiento, nota contable)

Un comprobante contable (un asiento o una nota contable) se carga a mano en Contabilidad > Comprobantes, con Nuevo comprobante. Así se carga.

Ejemplo: pagó el arriendo de octubre, $ 1.500.000, por transferencia. El gasto va al débito y el banco al crédito.

1. En Contabilidad > Comprobantes, toque Nuevo comprobante.
2. En Fecha deje el día del hecho: trae la de hoy y no acepta fechas futuras ni de un mes cerrado. En Descripción escriba de qué se trata, con tres letras o más, por ejemplo "Arriendo de octubre".
3. En la primera línea, en Cuenta escriba el código o el nombre y elíjala de la lista, por ejemplo 5120 Arrendamientos. Si quiere, en Detalle escriba una nota de esa línea, por ejemplo "Local del centro".
4. En Tercero busque por nombre o NIT el cliente, el proveedor o la persona; si dice "Esta cuenta exige tercero.", no se contabiliza sin él. En Centro de costo elija la sede o el área si la cuenta lo pide; si no, deje Ninguno.
5. En la primera línea escriba el valor en Débito, por ejemplo 1.500.000: cada línea lleva débito o crédito, no los dos. En la segunda línea elija la cuenta de la contrapartida, por ejemplo 1110 Bancos, y escriba el valor en Crédito.
6. Si necesita más líneas, toque Agregar línea; Enter en el crédito de la última línea también agrega otra.
7. Revise el cuadre: los débitos y los créditos deben sumar igual y debe decir "El comprobante cuadra."; si no, dice la diferencia.
8. Toque Contabilizar: solo se activa cuando cuadra y no falta nada de lo que dice "Para contabilizar hace falta:". Si otra persona lo debe revisar, toque Guardar borrador: se activa igual que Contabilizar y queda sin número, fuera de los libros.

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que Contabilizar.

Antes de cargarlo a mano

Un borrador no cuenta en los libros hasta que se contabiliza; queda en la pestaña Borradores de Comprobantes. Un comprobante contabilizado no se borra: se anula con Anular con reversión, que crea el comprobante que lo reversa.

Antes de cargarlo a mano, revise si ese papel ya tiene su propio lugar. Las ventas, compras, gastos, abonos, pagos a proveedores, nóminas y movimientos de inventario hacen su comprobante solos:

• El recibo de caja de un cliente que le pagó: es un abono, en Ventas > Cartera. Vea ¿Cómo registro un abono de un cliente?.
• La factura de un proveedor: es una compra, en Compras > Compras. Vea Me llegó mercancía del proveedor.
• El recibo de un taxi, del aseo o de la papelería: es un gasto, en Compras > Gastos. Vea Pagué un taxi, el aseo o la papelería.
• El pago a un proveedor (comprobante de egreso): en Compras > Cuentas por pagar. Vea ¿Cuánto le debo a los proveedores?.

Si esos documentos quedaron sin asiento, están en Contabilidad > Por contabilizar. Cargar comprobantes lo hace quien tiene el permiso de registrar y aprobar comprobantes (por defecto, el contador, el jefe y el administrador).

Vea Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo y Cómo contabiliza Bodegix cada operación (automático, borrador y manual).

Revisada el 7 de octubre de 2026.