Sus datos personales en Bodegix: política y acuerdo de transmisión (Ley 1581)

Bodegix trata datos personales según la Ley 1581 de 2012 y sus decretos. Hay dos documentos: la Política de tratamiento de datos personales, sobre los datos de las personas que usan Bodegix, y el Acuerdo de transmisión de datos personales, sobre los datos que su empresa registra de sus clientes, proveedores y empleados. Los dos se leen sin entrar a Bodegix y se aceptan al registrarse o al entrar.

Dónde leerlos

En la pantalla de inicio de sesión, abajo: Términos de uso y Tratamiento de datos personales.
Al registrar la empresa, junto a la casilla de aceptación están los tres documentos: términos de uso, acuerdo de transmisión y política.
Si los textos cambian de forma sustancial, al entrar aparece Antes de empezar con los documentos. Léalos, marque "Leí y acepto los términos de uso y autorizo el tratamiento de mis datos personales según la política." y pulse Aceptar y continuar.

Cada documento dice arriba desde cuándo está vigente.

Dos papeles distintos

Bodegix es responsable de los datos de las personas que usan Bodegix (nombre, correo, teléfono, cargo, sesiones, equipos e IP), de los contactos de las empresas cliente y de quienes escriben para conocer el servicio.
Bodegix es encargado de los datos que su empresa registra sobre sus clientes, proveedores, empleados y demás terceros. Su empresa es la responsable de esos datos y de tener la autorización de sus titulares; Bodegix los trata solo por cuenta de ella, según el acuerdo de transmisión.

Para qué se usan y con quién se comparten

Los datos se usan para crear y proteger las cuentas, prestar el servicio (inventario, ventas, facturación electrónica, compras, contabilidad y nómina), enviar a la DIAN los documentos electrónicos por medio del proveedor tecnológico, llevar el registro de auditoría, dar soporte y cobrar la suscripción.

Bodegix no vende datos personales. Los proveedores que los tratan por su cuenta (alojamiento, correo, envío de correos, registro de errores, facturación electrónica, pagos en línea, mensajes de cobro y el proveedor de las funciones con IA, estos tres últimos solo si su empresa los activa) están en la política con su país. Si cambia uno, se avisa a las empresas con al menos 15 días.

Funciones con IA y asistente de ayuda

Si su empresa enciende el módulo Funciones con IA, algunas funciones envían información a Google LLC, por medio de su servicio Gemini API, en Estados Unidos, para que un modelo de inteligencia artificial la lea y devuelva una propuesta. Con el módulo apagado no se envía nada. Lo que va en cada una, solo cuando alguien la usa:

Asistente de ayuda: la pregunta, la conversación anterior y los fragmentos de las guías. Si la persona tiene el permiso Que el asistente consulte los datos de la empresa, también lo que el asistente consulta para responder, solo de lo que esa persona ya ve en Bodegix, hasta 20 filas por consulta: nombres de clientes, proveedores, empleados y productos; el nombre de quien hizo cada venta; saldos, cifras, fechas y números de documentos; las descripciones y los detalles que su empresa escribe en comprobantes, gastos, documentos pendientes, movimientos de inventario y novedades de nómina; y de los empleados, el cargo, el contrato, las fechas de ingreso y de retiro, la EPS y el fondo de pensiones. De la cédula o el NIT, a lo sumo los últimos dígitos. No van teléfonos, correos, direcciones ni números de cuentas bancarias, y los salarios solo si la persona tiene el permiso de ver salarios. Si se pregunta por la nómina, pueden ir el tipo, el detalle y las fechas de la novedad de un empleado, como una incapacidad.
Compra desde la foto o el PDF de la factura: la foto o el PDF, con todo lo que la factura trae escrito.
Productos desde una foto: la foto del producto.
Venta dictada por voz: el texto dictado, que puede traer el nombre del cliente. La voz la convierte en texto el navegador (Chrome usa el servicio de voz de Google).
Preguntas a los datos del negocio: solo el texto de la pregunta y la fecha de hoy. Las cifras no salen.
Resumen del día: las cifras del día ya sumadas y los nombres de los productos más vendidos, sin clientes ni datos personales.
Cuentas sugeridas en la conciliación bancaria: la descripción y la referencia de las líneas sin cruzar (pueden traer el nombre de quien pagó), si el dinero entra o sale, sin el valor, y la lista de cuentas de la empresa.

Lo que propone la IA llega como borrador y no se guarda nada sin su clic. Bodegix no guarda las preguntas, las fotos ni las respuestas: solo cuenta cuántas veces se usa cada función, y la conversación del asistente queda en su navegador. La cuenta de Bodegix en la Gemini API es de pago, con facturación activa: Google no usa lo enviado para entrenar sus modelos y solo lo conserva un tiempo limitado para detectar abusos.

Para que no se envíe nada, quien administra la empresa apaga Funciones con IA en Configuración > Tipo de empresa y módulos (vea Encender o apagar módulos). En Configuración > Roles también puede quitarle a un rol: Que el asistente consulte los datos de la empresa, para que el asistente responda solo con las guías (la pregunta y la conversación sí siguen yendo a Google); Usar el asistente de ayuda, para que ese rol no use el asistente y nada de su conversación vaya a Google; o Usar las funciones con IA, para las demás funciones.

Enviar estos datos a Estados Unidos es una transmisión internacional de datos personales (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013). Su empresa es la responsable de los datos de sus clientes, proveedores y empleados: si enciende Funciones con IA, debe informarlo en su propia política de tratamiento. Bodegix no usa otros proveedores de IA, y no enviará estos datos a un país sin nivel adecuado de protección sin la autorización expresa que exige la ley.

Sus derechos y cómo ejercerlos

Como titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, pedir prueba de la autorización, saber qué uso se les ha dado, revocar la autorización o pedir que se borren cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos, y acceder a ellos gratis.

Escriba a privacidad@bodegix.com con su nombre, su identificación, lo que pide, los documentos que quiera hacer valer y cómo quiere la respuesta.
Las consultas se responden en máximo diez días hábiles, y los reclamos en máximo quince días hábiles, según la política.
Si sus datos los registró una empresa que usa Bodegix (usted es su cliente o su empleado), la solicitud se traslada a esa empresa, que es la responsable, y se le informa a usted.

Después de ese trámite, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los datos que su empresa registra

Si su empresa usa Bodegix, el acuerdo de transmisión le pide:

Tener la autorización de sus clientes, empleados y demás titulares e informarles para qué usa sus datos, cuando la ley lo exija.
Tener su propia política de tratamiento y atender las consultas y reclamos de sus titulares.
Registrar solo los datos necesarios y mantenerlos al día.
Si enciende Funciones con IA, informar en su política que esos datos pueden ir a un proveedor de inteligencia artificial en Estados Unidos.

Las incapacidades de los empleados son datos de salud, es decir, sensibles. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte los datos de su empresa, Bodegix le avisa a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a confirmarlo.

Al terminar el servicio

Durante los 30 días siguientes, la empresa puede pedir una copia de su información. Después los datos se suprimen en los 30 días siguientes, salvo los que una norma obligue a conservar, y las copias de respaldo se borran en su ciclo normal, máximo en 90 días. Conservar los soportes contables por el tiempo que exige la ley es deber de cada empresa, por eso conviene pedir la copia antes de irse.

Cookies y lo que guarda el navegador

Bodegix usa cookies solo para mantener la sesión abierta y reconocer los equipos desde los que entra (para avisarle cuando alguien entra desde uno nuevo). No usa cookies de publicidad ni de analítica. El navegador recuerda comodidades como el tema o la venta en curso en la caja, y en un equipo compartido el nombre y el correo de las últimas personas que entraron, nunca las contraseñas.

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Revisada el 7 de octubre de 2026.